In der Produktion und zur Herstellung handwerklicher Leistungen sind unterschiedliche Materialien erforderlich. Sie werden benötigt, um Aufträge zu bearbeiten und den Arbeitsprozess kontinuierlich ohne Unterbrechungen zu organisieren. Deshalb ist die Errechnung des Materialbedarfs äußerst wichtig. Sie beinhaltet solch elementare Dinge wie die Anzahl und Qualität bestimmter Materialien sowie eine Lagerhaltung ohne kostenintensive Überbestände.
Der Materialbedarf unterscheidet zwischen Rohstoffen, Werkstoffen und Halbzeugen, die direkt in die Produktion oder Weiterverarbeitung eingehen. Er beinhaltet aber auch alle Hilfsstoffe und Betriebsstoffe, die zur Herstellung eines Erzeugnisses erforderlich sind. Die Summe all dieser Haupt- und Hilfsmaterialien ergibt den Materialbedarf, der für einen festgelegten Auftrag oder für eine fortlaufende Produktion erforderlich ist.
Produzierende Unternehmen planen ihren Materialbedarf nach Menge, Art der Materialien und nach Termin. Besonders einfach ist dies in fortlaufenden Produktionen, zu denen in der Anfangsphase eine beispielsweise monatliche Bedarfsermittlung durchgeführt wurde. Sie sagt aus, welcher Materialbedarf welcher Produkte und Hilfsstoffe in einem festgelegten Zeitraum ständig verfügbar sein muss. Just-in-time ist dabei ein wichtiges Schlagwort, indem Halbzeuge und Baugruppen beispielsweise immer zum erforderlichen Zeitpunkt im Produktionsprogramm geliefert werden. Damit entfällt eine aufwendige und kostenintensive Lagerhaltung und Kosten verbrauchende Überbestände werden vermieden.
Manche produzierende Unternehmen bearbeiten aber auch kurzfristige, ständig wechselnde Aufträge. Hier wird der Materialbedarf auftragsorientiert ermittelt. Er richtet sich nach Stücklisten und anderen Dokumentationen, die den Produktionsunterlagen beigefügt sind. Bei dieser Form der Materialbedarfsermittlung ist es wichtig, den sofort benötigten Materialbedarf abzusichern. Nach Abschluss des Auftrages dürfen jedoch keine spezifischen Materialien als Überbestand verbleiben, die in Folgeaufträgen nicht verwendet werden können.
In Handwerks- und sonstigen Dienstleistungsbetrieben ist die Ermittlung des Materialbedarfes wesentlich komplizierter. Ständig wechselnde Aufträge erfordern immer wieder andere Materialien, von denen manche nur speziell für diesen einen Auftrag eingesetzt werden können. Zudem müssen sie termingerecht zur Verfügung stehen, wenn der Baufortschritt ihren Einsatz erfordert. In der Praxis erfolgt die Materialplanung deshalb teils nach Materialstücklisten und Bestellungen von den Baustellen, sondern auch nach Erfahrungswerten. Davon betroffen sind beispielsweise Handwerksbetriebe mit einem Reparaturservice und Notdienst, die sofort auf übliche Materialien zurückgreifen müssen. Dieser Materialbedarf wächst mit dem Unternehmen und der Zahl der mit solchen Arbeiten betrauten Mitarbeiter. Sie werden im Handlager zusammengefasst und müssen immer in ausreichender Anzahl vorhanden sein. Auch hier spielen Erfahrungswerte und Augenmaß eine wesentliche Rolle.
In der alltäglichen Auftragsbearbeitung wird der Materialbedarf über rechtzeitige Bestellung bei Großhändlern oder direkt bei Herstellern abgedeckt. Diese Aufgabe kommt den Mitarbeitern auf der Baustelle zu, welche die Materialbeschaffung selbst organisieren oder sie an einen Lagerarbeiter ihre Firma übertragen.
Jede übertriebene Lagerhaltung bindet Betriebskapital. Solches Material aus Überbeständen ist längst an den Hersteller oder Großhändler bezahlt worden, bevor es verwendet wird. Es liegt im Lager, welches ebenfalls Kosten verursacht. Nach seinem Einbau vergeht nochmals Zeit, bis die Rechnungslegung an den Kunden erfolgen kann und dieser die Rechnung bezahlt hat. Das Material, mit dem eine gewisse Gewinnspanne erzielt werden sollte, hat in dieser Zeit angesichts der Kostenbindung jeglichen Gewinn eingebüßt. Noch drastischer wird die Situation, wenn die Hersteller an diesen Materialien Produktwechsel vornehmen. In vielen Lagern von Handwerksunternehmen verbleiben sie schließlich als unverkäufliche „Ladenhüter“.
Dieser Aspekt bezieht sich ebenfalls vorrangig auf Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen. Jeder Hersteller und Großhändler gewährt Rabatte beim Verkauf größerer Stückzahlen. Ein Elektriker beispielsweise, der fünfzig Verteilerkästen einkauft, erhält einen wesentlichen Preisnachlass im Vergleich zum Einzelkauf.
Mit diesem Verkaufselement des Großhändlers wird die Ermittlung des Materialbedarfs teilweise außer Kraft gesetzt. Für den Handwerker ist es kostengünstiger, diese großen Stückzahlen einzukaufen und vorübergehende Lagerhaltung zu betreiben. Dies ist jedoch nur sinnvoll, wenn der Abverkauf innerhalb eines äußerst engen Zeitraumes bereits gesichert ist. Dann kann der günstige Einkauf über den eigentlichen Materialbedarf hinaus günstiger sein als die Kapitalbindung und Kosten für die Lagerhaltung.
