Der Meldebestand ist ein Begriff aus der Lagerhaltung und der Warenwirtschaft. Er gibt an, bei der Unterschreitung welcher Bestandsmenge eine Information an die zuständige Einkaufsabteilung erfolgt. Moderne Warenwirtschaftssysteme können so programmiert werden, dass die Unterschreitung des Meldebestandes den Bestellvorgang automatisch auslöst. Die Verwendung dieser Option setzt voraus, dass der Betrieb für das entsprechende Produkt einen festen Lieferanten nutzt.
Der Meldebestand wird im produzierenden Gewerbe und bei Betriebsmitteln anhand des Tagesverbrauches und der Lieferzeit sowie eines Sicherheitszuschlages berechnet. Im Handel tritt an die Stelle des Tagesverbrauches der durchschnittliche Tagesabsatz. Der Reservebestand sollte immer am Lager vorhanden sein, damit der Betrieb kurzfristige Schwankungen ausgleichen kann. Ein zu knapp berechneter Meldebestand kann in produzierenden Betrieben zu Produktionsengpässen führen. Die Folgen im Handel sind überwiegend weniger dramatisch, zumal die meisten Kunden beim Ausverkauf eines Produktes auf Alternativen ausweichen. Dennoch leidet bei häufigem Nichtvorhandensein einer regelmäßig nachgefragten Ware das Vertrauen in die Zuverlässigkeit des Geschäftes. Bei Saisonartikeln verändert sich der Meldebestand innerhalb eines Kalenderjahres mit der Jahreszeit. Das gilt sowohl in der Produktion hinsichtlich der erforderlichen Komponenten als auch im Handel. Händler achten zudem darauf, dass sie aktuell beworbene Verkaufsartikel in einem höheren Ausmaß als üblich auffüllen. Bei besonderen Anlässen wie den bevorstehenden Betriebsferien eines bevorzugten Lieferanten erfolgt eine Nachbestellung, auch wenn der Meldebestand aktuell überschritten wird.
Um den Meldebestand zu ermitteln ist die Festlegung des auch als eiserne Reserve bezeichneten Sicherheitsbestandes erforderlich. Während ein zu geringer Sicherheitsbestand zu Produktionsausfällen in produzierenden Betrieben und zu Umsatzverlusten im Handel führen kann, verursacht ein zu hoher Sicherheitsbestand Kosten für die Lagerhaltung und durch die Kapitalbindung. Bei verderblichen Gütern erhöht ein hoher Lagerbestand zusätzlich die Gefahr, dass Waren verderben. Der Meldebestand muss somit so festgelegt werden, dass er eine zu geringe Liefermenge in jedem Fall ausschließt und einen Überbestand möglichst vermeidet. Im Betriebsablauf sind die Folgen fehlender Materialien deutlich größer als die Kosten einer umfangreichen Lagerhaltung.
Die korrekte Verbuchung jeden Wareneingangs und jeden Verbrauchs beziehungsweise Verkaufsvorganges gehört zu den absoluten Voraussetzungen der korrekten Ermittlung des Warenbestandes. Jeder einzelne Fehler führt dazu, dass der tatsächliche Lagerbestand nicht korrekt errechnet wird und eine Unterschreitung des Meldebestandes somit übersehen werden kann. Händler können den Verderb von Waren in der Regel erkennen und eine entsprechende Anpassung des Lagerbestandes vornehmen, Diebstähle stellen sie jedoch überwiegend erst mit der Inventur fest. Häufige Fehler in der automatisierten Bestandserfassung beruhen auf einer sorglosen Arbeitsweise des Kassenpersonals. Besonders bei Süßwaren oder Milchprodukten mit verschiedenen Geschmacksrichtungen fällt auf, dass viele Kassiererinnen und Kassierer bei größeren Einkäufen verschiedener Varianten nur ein Produkt scannen und die Gesamtmenge als Multiplikator eingeben. Damit zahlt der Kunde zwar den zutreffenden Preis, das Warenwirtschaftssystem kann jedoch seinen Zweck nicht mehr erfüllen. Es zeigt vielmehr bei der zum Scannen verwendeten Sorte an, dass der Meldebestand erreicht sei, obgleich die tatsächlich vorhandene Menge höher ist. Bei den weiteren Warenvarianten erfasst das System hingegen keinen Verkauf, sodass die vorhandene Warenmenge geringer als der erfasste Warenbestand ausfällt und letztendlich der Meldebestand ohne Eingang einer entsprechenden Meldung in der Beschaffungsabteilung unterschritten wird. Im verarbeitenden Gewerbe und generell bei Betriebsmitteln entstehen Fehler in der Bestandserfassung, wenn eine Entnahme nicht ordnungsgemäß verbucht wird. Da entsprechende Bearbeitungsfehler nicht vollständig ausgeschlossen werden können, sollte trotz eines vorhandenen Warenwirtschaftssystems mit automatischer Bestandskontrolle der tatsächliche Lagerbestand regelmäßig überprüft werden.
