Jedem Auftrag muss eine Kalkulation zugrunde liegen. Sie beinhaltet die Herstellungskosten einschließlich aller Nebenkosten sowie den zu erzielenden Gewinn. Sie betrifft jeden Bereich der Wirtschaft, denn der Einzelhändler muss genauso wissen wie der Firmeninhaber eines Großbetriebes, zu welchem Preis er ein Produkt verkaufen muss. Nur so kann er einen dauerhaften Gewinn als Grundlage zum Fortbestand seiner Firma erwirtschaften.
Fast noch wichtiger ist jedoch die Nachkalkulation. Die Kalkulation liefert nur ein Sollergebnis, in dem die beabsichtigte Gewinnspanne enthalten ist. Erst die Nachkalkulation liefert ein Istergebnis. Sie sagt aus, ob das beabsichtigte Ergebnis auch tatsächlich erreicht worden ist.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht gesehen findet eine Nachkalkulation auftragsbezogen statt. Betroffen davon sind alle Handwerker und Produzenten, die für einen Kunden einen klar definierten Auftrag bearbeiten und ihm ein Angebot dazu vorgelegt haben. Der Autor dieses Artikels betrachtet diese Aussage in Fachbüchern und im Internet als unvollständig. Schließlich ist auch die betriebswirtschaftliche Auswertung eine Art der Nachkalkulation. Sie umfasst jedoch alle bearbeiteten Aufträge in einem festgelegten Zeitraum.
Des Weiteren sagen manche Fachartikel aus, dass eine Nachkalkulation bei immer wiederkehrenden Aufträgen nicht mehr erforderlich ist. Auch diese Aussage muss zumindest als gewagt angesehen werden. Der Wettbewerb ist hart und jede Veränderung kann nur rechtzeitig festgestellt werden, wenn eine ständige Nachkalkulation durchgeführt wird. Wird sie unterlassen und sind gewohnte Aufträge in ein Minus abgeglitten, lässt sich dieser Rückstand nur äußerst schwer wieder aufholen.
Eingangs wurde bereits gesagt, dass jeder Nachkalkulation eine Vorkalkulation, in der Regel das Angebot an den Kunden, zugrunde liegen muss. Darin legt der Unternehmer fest, zu welchem Preis er eine Leistung oder ein Produkt anbietet und er schließt über diese geldwerte Summe mit ihm einen Vertrag.
Am einfachsten ist die Nachkalkulation, wenn der Auftrag sofort abschließend ausgeführt wird. Als Beispiel soll der Einzelhändler dienen, der ein Fernsehgerät verkauft und zum Kunden geliefert hat. Dort hat er es aufgestellt, angeschlossen und die Elektronik programmiert. Als Resümee nimmt er die Nachkalkulation vor, indem er den Verkaufspreis für den Fernseher, seine Fahrt- und sonstigen Nebenkosten und die Programmierung addiert. Hieraus ersieht er im Istergebnis, welchen Stundenverrechnungssatz er für seine praktische Arbeit erzielt hat. Er kann damit zufrieden sein oder muss beim nächsten Fernseherverkauf den Verkaufspreis bei vereinbarter Auslieferung nach oben korrigieren.
Im Handwerk ist die Situation schwieriger. Dort werden Aufträge teils über viele Monate hinweg ausgeführt. Die Nachkalkulation sorgt dafür, dass der Unternehmer immer den Überblick behält, ob sein derzeitiges Istergebnis im Plan zum Sollergebnis liegt. Dazu sind jedoch viel Erfahrung und Fingerspitzengefühl erforderlich. Bei jedem dieser größeren Aufträge gibt es schwer kalkulierbare Arbeiten, die den Gesamtauftrag vielleicht in ein Minus abgleiten lassen. Diese Arbeiten sind zu unvorhersehbar, um sie im Angebot mit einem klar definierten Einzelpreis zu versehen. Nur durch eine regelmäßige Nachkalkulation kann der Unternehmer erkennen, ob sein Angebotspreis den tatsächlich erforderlich gewordenen Aufwand für diese Leistungen abgedeckt hat.
Um die Nachkalkulation durchführen zu können, benötigt der Unternehmer ständig eine Aufstellung über die bisher ausgeführten Arbeiten. Bei längerfristigen Aufträgen wie im Handwerk sind dies die Aufmaße. Vielen Unternehmern, die aus Kapazitätsmangel oder Zeitdruck auf der Baustelle diese kontinuierlichen Aufmaße unterlassen, entgleiten ihre Aufträge in die Schieflage. Sie müssen diese Aufmaße konsequent von ihren Mitarbeitern einfordern, bei Nichtausführung sanktionieren oder selbst vornehmen. Dies klingt hart, ist jedoch betriebsnotwendig zum Überleben der Firma.
Die ständige Nachkalkulation erfolgt nach Erfordernis in regelmäßigen Abständen und richtet sich nach der Größe des Auftrages. Nur dieses Istergebnis bildet die Grundlage darüber, ob die Arbeiten in der kalkulierten Zeit ausgeführt worden sind und ob Zusatzarbeiten Nachtragsangebote auslösen müssen. Das Resümee folgt mit der Nachkalkulation, wenn der Auftrag abgeschlossen worden ist. Hier bildet sie die Grundlage für Folgeaufträge. Sie sagt aus, ob die Vorkalkulation realistisch war.
