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Personalkosten

PersonalkostenPersonalkosten umfassen sämtliche finanziellen Aufwendungen, die durch das Personal eines Unternehmens entstehen. Sie setzen sich zusammen aus den Kosten für Löhne und Gehälter und Personalnebenkosten beziehungsweise Sozialkosten. Außerdem entstehen zusätzliche Aufwände durch finanzielle Mittel, die für die Rekrutierung von Mitarbeitern sowie bei der Beendigung von Mitarbeiterverhältnissen anfallen. Vor allem bei Dienstleistungsunternehmen machen die Personalkosten den größten Kostenfaktor aus und sollten deshalb bereits bei der Unternehmensgründung sowie in der jährlichen strategischen Finanzplanung detailliert berücksichtigt werden.

Arten der Lohn- und Personalnebenkosten

Der große Posten der Lohnkosten setzt sich zusammen aus Festgehältern, Zeit- und Akkordlöhnen, Prämien- und Überstundenlöhnen und Provisionen. Als Faktor für die Finanzplanung eines Unternehmens lassen sich feste Stundenlöhne am besten planen. Sie sind sogenannte Fixkosten. Sämtliche andere Faktoren, wie Akkordlöhne, Überstundenbezahlung oder auch die Höhe von Provisionen, sind abhängig von der Marktentwicklung beziehungsweise vom Projektgeschäft eines Unternehmens und können daher weniger genau im Voraus geplant werden. Hierbei handelt es sich also um variable Kosten im Personalbereich.

Abhängig von der Höhe der Löhne entwickelt sich auch die Höhe der Personalnebenkosten. Diese umfassen zum einen gesetzliche Sozialkosten, das sind die Anteile, die der Arbeitgeber zur Sozialversicherung für einen Mitarbeiter abführen muss. Sie umfassen Arbeitnehmeranteile für Beiträge zu Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sowie Beiträge für Berufsgenossenschaften. Zum anderen entstehen primäre und sekundäre vertragliche Sozialkosten. Diese werden direkt oder indirekt an den Arbeitnehmer gezahlt beziehungsweise kommen diesem durch Entlastungen oder kostensparende Angebote zugute. Unter primäre Sozialkosten eines Unternehmens fallen beispielsweise Weihnachts- und Urlaubsgeld sowie Boni, die am Jahresende in Abhängigkeit von der Gewinnlage an einzelne Arbeitnehmer gezahlt werden. Die sekundären Sozialkosten setzen sich beispielsweise aus Faktoren wie betriebliche Altersversorgung, Weiterbildungsmaßnahmen, vom Unternehmen sanktionierte Kantinen-Angebote oder auch Betriebsärzte und Betriebskindergärten zusammen.

Personalintensität feststellen

Um bei Unternehmensgründung oder auch dem Ausbau einer bestehenden Firma festzustellen, welche Rolle die Personalkosten in der Gesamtkalkulation spielen, können Unternehmensführer eine einfache Rechnung anwenden: Mittels Division der Personalkosten durch die Gesamtkosten eines Unternehmens lässt sich die sogenannte Personalintensität feststellen. Diese liegt umso geringer, je größer die Materialintensität eines Unternehmens ist, je höher also der Anteil der Materialkosten am Gesamtaufwand ist. Als personalintensive Unternehmen gelten solche Firmen, bei denen der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten bei über 50 Prozent liegt. Das betrifft neben dem Dienstleistungssektor vor allem auch Handwerksbetriebe sowie Firmen aus dem Einzel- und Großhandel.

Alle personalintensiven Unternehmen müssen sich besonders bewusst sein, dass sie sehr anfällig sind für Schwankungen in Tariflohnentwicklungen sowie gesetzlichen Sozialabgaben. Ändert sich an einer dieser Parameter etwas, betrifft dies oftmals einen großen Teil der Beschäftigten – und kann empfindliche Auswirkungen auf die Bilanz und den finanziellen Spielraum des Unternehmens haben. Deshalb sollten vor allem in personalintensiven Bereichen, speziell bei Betrieben, die Tarifbindung auf ihre Löhne haben, Puffer in der strategischen Kalkulationsplanung vorgesehen werden. Damit lassen sich eventuelle Steigerungen abfangen. Bei zu starken Steigerungen jedoch müssen Firmen Wege finden, Personalkosten zu reduzieren.

Reduzierung der Personalkosten

Personalkosten einzusparen, funktioniert natürlich einerseits über das Entlassen von Mitarbeitern beziehungsweise durch den Verzicht, frei gewordene Stellen neu zu besetzen. Doch dies hat auch direkte Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit des Unternehmens – und bringt nicht selten Zusatzkosten durch die Zahlung von Abfindungen mit sich. Deshalb sollten Unternehmer Wege kennen, wie sich Personalkosten einsparen lassen, ohne Mitarbeiter entlassen zu müssen.

Um kurzfristig Personalkosten zu reduzieren, ist beispielsweise das Aussetzen von Weiterbildungsmaßnahmen sowie der Verzicht auf freiwillige Leistungen des Unternehmens wie Boni-Zahlungen oder Weihnachtsgeld möglich. Voraussetzung ist jedoch, dass die Möglichkeit dieses Verzichts vertraglich festgelegt wurde. Ebenfalls vertraglich festlegen sollten Arbeitgeber flexible Arbeitszeiten, wo dies möglich ist. Denn dadurch lassen sich Kosten für Überstunden eher vermeiden als durch feste Arbeitszeiten – indem nämlich die Mitarbeiter bei hohem Arbeitsaufkommen mehr Zeit investieren und bei geringer Auftragslage weniger Stunden arbeiten.