Projekte sind einmalige Geschäftsprozesse, welche von der Unternehmensleitung genehmigt und von einer temporären Organisationseinheit gemanaged werden. Im Projektmanagement wird dazu ein spezifiziertes Werk erstellt, das innerhalb eines definierten Kostenrahmens und zu einem definierten Termin an einen Kunden zur Abnahme geliefert wird. Projektmanagement umfasst alle Formen der Planung, Steuerung, Überwachung und auch den Abschluss eines Projektes. Mithilfe der bewährten Strategien des Projektmanagements lassen sich solche Prozesse übersichtlich und zielführend und ohne vermeidbare Zeitverluste verlässlich gestalten. Auch die Gründung eines Unternehmens kann als Projekt angesehen werden. Innerbetrieblich ist ein reibungsloses Projektmanagement als wichtiger Faktor für den Erfolg besonders jüngerer Unternehmen anzusehen.
Wie ein Projektmanagement ganz konkret durchgeführt werden soll bestimmt das sogenannte Projektmanagementsystem, welches gewissen erprobten Standards folgt. Es soll aber nur als Grundschema dienen, denn Projekte sind in ihrer Ausgestaltung stets firmenspezifisch und damit sehr individuell. Ein Projektmanagementsystem besteht üblicherweise aus 6 Einzelparametern, die zu einem Gesamtpaket geschnürt werden müssen, um den Erfolg eines Projektes sicherzustellen, sei es firmenintern oder im Kundenauftrag. Zunächst geht es um Prozessbeschreibungen, beispielsweise für die Übergabe von Arbeitspaketen. Weiterhin wird in den Wissensgebieten beschrieben, worum es bei einem Projekt überhaupt geht, also beispielsweise Kostenmanagement.
Für den Projektleiter und alle am Projektmanagement beteiligten Mitarbeiter sind klar definierte Rollenbeschreibungen erforderlich. Außerdem ist für das Projektmanagement entscheidend, nach welcher Methode das Projekt durchgeführt werden soll, also beispielsweise als Earned Value Analyse. Vorlagen dienen auch bei laufenden Projekten zur Erstellung eines Status- oder Zwischenberichtes zu einem Projekt. Und nicht zuletzt auch der Verweis auf die anzuwendenden Projektmanagementsysteme, also beispielsweise ein Qualitätsmanagementsystem. Projektmanagement ist niemals auf nur ein Thema festgelegt, sondern umfasst vielfältige Themengebiete als Querschnittsaufgabe. Je nach Branche und Projektart werden diese Themengebiete in unterschiedliche Prioritäten aufgespalten.
Formal beginnt ein Projekt durch die Erteilung des Auftrages durch den Auftraggeber an den Leiter des Projektes. Die Initiierung eines Projektes beginnt oftmals schon vorher, wenn Stakeholder bereits die entscheidenden Weichen stellen, auch diese Vorphase ist wichtig und Teil des Projektmanagements. Wesentliche Entscheidungsträger im Projektmanagement sind neben Projektleiter und Auftraggeber das Programmmanagement, die Unternehmensleitungen, das Projektportfoliomanagement und nicht zuletzt auch die Finanziers eines Projektes. Schon bei der Projektinitiierung ist die exakte Zieldefinition von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Projektes. Denn nur ein eindeutig definiertes Projektziel eröffnet den Möglichkeitshorizont exakter Planungen.
Zur Zieldefinition können die Ausarbeitung eines Lastenheftes, die Entwicklung eines Business Case und die Gestaltung eines Projektauftrages gehören. In Form eines Kick-off-Meetings kann auch ein moderierter Workshop aller Beteiligten sinnvoll sein. Darüber hinaus ist eine Risikoanalyse zu empfehlen. Zu den Kernaufgaben der Projektleitung gehören auch die Steuerung und Überwachung eines Projektes. Als ausschlaggebende Referenz dient der Projektplan, durch ihn können alle vorhandenen Ist-Größen verglichen werden, beispielsweise mit den entstandenen Kosten. Kostentreue, inhaltlicher Fortschritt und Termintreue sollten permanent überprüft werden. Um den Erfolg eines Projektes sicherzustellen, kommt es daher auf ein qualifiziertes Controlling an. Nur Controlling erfasst frühzeitig Abweichungen, sodass umgehend Steuerungsmaßnahmen entwickelt und angewandt werden können.
Alle Projekte bergen auch Risiken, deshalb ist das Risikomanagement immer als Teil eines Projektmanagements anzusehen. Risiken können beispielsweise technischer, betriebswirtschaftlicher oder auch personeller Natur sein. Durch rechtzeitige Änderung des Projektplans oder Eliminierung von Risikofaktoren können Risiken aber weitgehend vermieden werden. Auch rechtliche Aspekte spielen im Projektmanagement eine Rolle, wer diese übersieht oder vernachlässigt riskiert ungewollte Mängelansprüche oder Verzugsstrafen. Sobald der Projektleiter vom Auftraggeber die Abnahme des Projektergebnisses eingeholt hat, gilt zwar das Projekt nicht jedoch das Projektmanagement als beendet. Denn auch die nachträgliche Erstellung eines Projektabschlussberichtes, einer Nachkalkulation oder die Sicherung von Erfahrungswerten gehören zum Projektmanagement. Eine Liste noch offener Punkte kann überprüft werden und steht so beispielsweise für eine spätere Revision zur Verfügung.
