Sie erhöhen Ihre Kundenbindung, wenn Sie sich regelmäßig bei Ihrer Zielgruppe in Erinnerung bringen. Verschiedene Anlässe eignen sich für diese Gelegenheit. Sie zeigen eine nette Geste, wenn Sie Ihren Kunden Geburtstagsgrüße senden. Formulieren Sie Ihre Geburtstagsgrüße stilvoll und individuell und nicht als standardmäßige E-Mail, die womöglich noch Smileys und Emoticons enthält. Ein Geburtsgruß per E-Mail lässt sich schnell und effizient zusammen mit der Bearbeitung der anderen E-Mails schreiben. Genau nach dieser Schnellmethode sieht Ihr unpersönlicher E-Mail-Gruß aus. Der Empfänger weiß das und wird diesen digitalen Geburtstagsgruß genauso schnell löschen, wie Sie ihn verfasst haben.
Denken Sie daran, dass viele Unternehmen potentielle Kunden im Visier haben und Werbeagenturen damit beauftragen, durch das Surfverhalten der Internetuser so viel wie möglich über ihre Vorlieben und Abneigungen herauszufinden. Das Geburtsdatum gehört in vielen Fällen zu den Werbeinformationen. Auf diese Weise erhalten Internetuser digital generierte Geburtstagsgrüße, die in Wirklichkeit reine Werbemaßnahmen sind. Die Kunden wissen das und sind verärgert, dass ihre Daten wiederholt an die Werbeindustrie verkauft und sie auf diese Weise kontaktiert werden. Zeigen Sie Ihren Kunden Ihre Wertschätzung und verschicken Sie persönliche und stilvolle Geburtstagsgrüße in papiergestützter Form. Analoge und papiergestützte Werbeformen erobern sich aufgrund des digitalen Mainstreams erneut ihren Platz in den Unternehmen zurück.
Sie verschicken Ihre persönlichen Geburtstagsgrüße auf hochwertigem Schreibpapier und nicht auf Ihrem gewöhnlichen Geschäftspapier. Sie sprechen das Geburtstagskind individuell an, Ihre Nachricht ist kein Geschäftsbrief und muss unbedingt den Eindruck einer Werbeabsicht vermeiden. Im Idealfall formulieren Sie Ihren Grußtext handschriftlich. Sie zeigen, dass Sie sich für diesen Kunden trotz Ihres eng getakteten Arbeitsalltags Zeit nehmen und dass er etwas Besonderes ist. Fehlt Ihnen die Zeit für einen handschriftlichen Geburtstagsgruß, können Sie ihn auch in digitaler Form verfassen. Die persönliche Anrede und Ihre Grußformel verfassen Sie handschriftlich. Die Adresse auf dem Briefumschlag verfassen Sie gleichfalls handschriftlich und verwenden eine individuelle Briefmarke. Verwenden Sie die Frankiermaschine und einen Umschlag mit den Adressdaten aus Ihrer Datenbank, verliert Ihr Geburtstagsgruß erneut die individuelle Note und wirkt wie Massenprodukt. Sie sollten sich jedoch gut überlegen, ob Ihnen wirklich die Zeit fehlt, einen handschriftlichen Geburtstagsgruß zu formulieren. Denken Sie daran, dass Sie von Ihren Kunden gleichfalls erwarten, dass sie sich Zeit nehmen, Ihre E-Mails, Geschäftskorrespondenz und Werbebotschaften zu lesen.
Sie beginnen Ihren Geburtstagsgruß mit einer individuellen Note und verwenden für die Anrede „Liebe“ oder „Lieber“ und nicht die neutrale Form „Sehr geehrter“ und „Sehr geehrte“. Verwenden Sie einen aktiven Schreibstil mit einer persönlichen Note aus Ihrem Lebensumfeld: „Ich schicke Ihnen herzliche Grüße zum Geburtstag aus dem schönen Osnabrück.“ Achten Sie darauf, wem Sie Ihre Geburtstagsgrüße schicken. Handelt es sich um Kunden, die Sie gut oder nur oberflächlich anlässlich gelegentlicher Geschäftstreffen kennen? Ihr Verhältnis zu dem Adressaten spielt gleichfalls eine Rolle. Handelt es sich um eine lockere Geschäftsbeziehung auf Augenhöhe, weil Sie in Ihren jeweiligen Unternehmen den gleichen Rang einnehmen, formulieren Sie anders, als wenn Sie einen Kunden ansprechen, der hierarchisch über Ihnen steht. Sie sprechen einen Vertriebler lockerer an als einen Vorstandsvorsitzenden oder Bankpräsidenten. Viele Geburtstagsgrüße enthalten vermeintlich gut gemeinte Ratschläge für das neue Lebensjahr, die jedoch oft oberflächliche Floskeln beinhalten, die unter Umständen nicht gut ankommen oder falsch verstanden werden. Die Empfänger empfinden solche Ratschläge vielleicht als Einmischung und fragen sich, warum Sie diese überhaupt erteilen, obwohl man sich nur aus der Distanz kennt. Damit sind Sie nicht in der Position, Ratschläge zu erteilen, und sind sie noch so freundlich gemeint. Verzichten Sie auf solche Zusatzformulierungen wie „… und bleiben Sie so wie Sie sind.“ Wählen Sie neutrale Grüße wie „Ich sende Ihnen herzliche Geburtstagsgrüße aus dem schönen Osnabrück. Ich wünsche Ihnen, dass sich in Ihrem neuen Lebensjahr alles so entwickelt wie Sie sich das vorstellen.“ Sie können auch Wünsche zur Gesundheit oder zum Wohle des Unternehmens integrieren. „Ich wünsche Ihnen, dass Sie noch lange so gesund und vital bleiben, um sich weiterhin erfolgreich zum Wohle Ihres Unternehmens einzusetzen.“
