Als Sonderprüfungen werden unregelmäßige und sporadische Prüfungen bezeichnet. Wie das Wort Sonderprüfungen formuliert, finden sie aus einem besonderen Anlass statt. Der Begriff Sonderprüfungen wird ganz allgemein sowie überwiegend im Finanz- und Steuerwesen verwendet. Immer geht es darum zu prüfen, ob der Steuerpflichtige seiner gesetzlichen Pflicht nachkommt, die Steuern vollumfänglich zu erklären und anschließend auch zu bezahlen.
Gesetzgebung und Rechtsprechung unterteilen Sonderprüfungen in die drei Gruppen
Gesetzlich vorgeschriebene Sonderprüfungen werden dann automatisch, also kraft Gesetzes fällig, wenn der dafür vorgesehene Tatbestand erfüllt ist. Hier hat die prüfende Behörde keinen Ermessensspielraum; sie muss prüfen, um nicht selbst gegen geltendes Recht zu verstoßen. Gesetzliche Sonderprüfungen sind vorwiegend im Aktienrecht vorgesehen. Zu ihnen gehören die Gründungsprüfung nach § 33 AktG, des Aktiengesetzes oder die Nachgründungsprüfung nach § 52.
Gesetzlich vorgesehen Sonderprüfungen sind mit einer gesetzlichen Prüfungsmöglichkeit verbunden. Wenn der betreffende Tatbestand erfüllt ist, dann kann, es muss aber nicht sondergeprüft werden. Die prüfende Behörde hat einen Ermessensspielraum bei ihrer Entscheidung. In den meisten Fällen finden Sonderprüfungen auch deswegen statt, weil sich die zuständige Behörde ihrerseits kein Prüfversäumnis nachsagen lassen möchte. Denn auch sie wird geprüft; von der nächsthöheren Behörde, bis hin zum Landes- oder zum Bundesrechnungshof.
Zu den freien Sonderprüfungen gehören all diejenigen, die nicht gesetzlich vorgeschrieben oder vorgesehen sind. Geprüft wird auf Anregung und im Interesse der Behörde, die sich von der freien Sonderprüfung ein aus ihrer Sicht positives Prüfungsergebnis verspricht.
Unterschlagungsprüfung sowie Kreditwürdigkeitsprüfung sind beides Sonderprüfungen, die im privaten Bereich von den dafür vorgesehenen Prüfungsinstanzen durchgeführt werden. Diese Sonderprüfungen können sowohl intern durchgeführt als auch extern in Auftrag gegeben werden. Beteiligt daran sind keine Behörden, sondern in den meisten Fällen private Wirtschaftsprüfungsgesellschaften.
Für den Existenzgründer gilt der Grundsatz, dass nur steuerliche Verbindlichkeiten geprüft werden. Für ihn ist das die Umsatzsteuer, sofern er auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz verzichtet hat, sowie die Einkommensteuer im Rahmen der Jahressteuererklärung. Die prüfende Behörde, in diesem Falle das örtliche Betriebsfinanzamt, verspricht sich von Sonderprüfungen immer einen Prüfungserfolg. Der ist entweder die Aufklärung eines bisher unklaren oder verschleierten Sachverhaltes mit der Folge einer Umsatzsteuernachzahlung, oder eine direkte Feststellung zur Umsatzsteuerzahlung. Die Anlässe für derartige Sonderprüfungen können vielfältig sein. Sofern der Selbstständige, wie es genannt wird, seine Bücher in Ordnung hat und die Buchhaltung sowie Steuererklärungen extern von einem Steuerberater bearbeiten lässt, gibt es in den ersten Gründungsjahren keinen konkreten Anlass für Sonderprüfungen. Wenn doch eine stattfindet, dann wird sie im Beisein des Steuerberaters durchgeführt, der für den Unternehmer als seinen Mandanten spricht und handelt.
Bis auf einzelne Ausnahmen finden die Sonderprüfungen in den Geschäftsräumen des zu prüfenden Unternehmens statt, alternativ in denen des beauftragten Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers. Die Mitarbeiter des Betriebsfinanzamtes nutzen bei einer Außenprüfung als erster Sonderprüfung gerne die Gelegenheit, sich einen persönlichen Eindruck vor Ort zu machen. Wenn der Unternehmer einen Büroraum innerhalb seines Hauses betriebsbedingt nutzt, dann ist die Sonderprüfung ein guter Anlass dafür, diesen Sachverhalt im Detail zu prüfen und zu bewerten. Über Sonder-/Außenprüfungen wird der Unternehmer schriftlich mit einer mehrwöchigen Vorlaufzeit informiert. Sie ist nicht gleichbedeutend mit der Steuerfahndung. Der Selbstständige wird außer der Reihe, also gesondert geprüft, ohne dass er wegen eines Steuervergehens beschuldigt wird.
Bei jeder Sonderprüfung ist das Gegenüber des Selbstständigen ein ausgewiesener Fachmann auf seinem Gebiet, im Gegensatz zum Unternehmer selbst. Der sollte auf jeden Fall die fachliche Hilfe eines Steuerberaters nutzen. Im Verlaufe der Sonderprüfung können sich Fragen zu Sachverhalten ergeben, die der Selbstständige nicht überschaut, mangels Fachwissen gar nicht überschauen kann. Diese Tatsache ändert nichts am letztendlichen Ergebnis, das mit einer professinellen Beratung im Interesse des Selbstständigen möglicherweise ganz anders ausgefallen wäre. Der Sonderprüfer vertritt ausschließlich die Interessen des Finanzamtes; er darf und kann gar nicht anders.
