Start Allgemein Strukturen und Ordnung sind Grundvoraussetzungen für ein erfolgreiches Unternehmen

Strukturen und Ordnung sind Grundvoraussetzungen für ein erfolgreiches Unternehmen

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Ordnung im Office

Ordnung, sagt man, ist das halbe Leben. Das gilt für Privatpersonen und für Gründer umso mehr! Während man als Privatperson unter Umständen die eine Hälfte des Lebens verpasst, sofern man sich nicht um entsprechende Ordnung kümmert, kann man als Unternehmer hingegen Gefahr laufen, den ganzen Betrieb vor die Wand zu fahren. Ordnung halten bezieht sich dabei auf vielfältige Aspekte, angefangen bei der Buchhaltung, Kundenkarteien, Termine und Fristen einhalten, aufgeräumter Arbeitsplatz, repräsentative Büroräume bereithalten, entsprechendes Erscheinungsbild wahrten, etc. Während das Meiste in Eigenverantwortung des Einzelnen liegt, helfen gewisse Maßnahmen und Strukturen dabei einen besseren Überblick über Dinge und somit eine klare Ordnung beizubehalten.

Risiko von Unordnung wird unterschätzt

Oft wird unterschätzt, in welche Probleme man geraten kann, wenn man als Selbstständiger keine absolute Ordnung mit Unterlagen, Rechnungen und Co hält. Besonders weil sich die Problematik bei fortschreitender Dauer der Unordnung wesentlich verstärkt, da neue Dinge zu den alten dazu kommen.

Ein sinnvoll strukturiertes Ordnungssystem ist somit das A und O für jeden Selbstständigen, besonders in der Anfangszeit, in der man sich in den meisten Fällen noch um jeglichen Geschäftsbereich selbst kümmern muss und noch keine entsprechenden Mitarbeiter einstellen kann. Wer sich um

  • Buchhaltung,
  • Kundentermine,
  • Meetings,
  • Zeitabläufe,
  • Fristen

und den ganz normalen Büroalltag kümmern muss, kommt schnell in Bedrängnis, wenn kein klares Ordnungssystem eingehalten wird. Arbeitsgeräte, Unterlagen sowie Informationen aller Art müssen schnell abgelegt und wiedergefunden werden können – digital sowie analog.

Softwarelösungen

Zunächst einmal gilt es eine optimale Softwarelösung zu finden, um auch alle Geschäftsbereiche übersichtlich innerhalb eines Programms managen zu können. EMS-Systeme sind weit verbreitet und Unternehmen bieten oft maßgeschneiderte Lösungen für entsprechende Software an. Mit einer solchen Softwarelösung ist es einfach Ordnung innerhalb der unterschiedlichen Geschäftsaufgaben zu halten und auf Informationen jederzeit schnell zugreifen zu können.

Platzangebot verringern

Auch wenn heutzutage ein großer Teil an Unterlagen, Schriftverkehr etc. digital stattfindet, noch immer kommt man in einem Unternehmen nicht um den Einsatz klassischer Ordner und Aktenablagen herum. So seltsam es auf den ersten Blick klingen mag: Das Platzangebot der Lagerfläche sollte möglichst begrenzt gehalten werden, um bestmögliche Ordnung zu halten. Regale, die beispielsweise bis unter die Decke gehen, beherbergen ab einer Höhe von 1,40m aufwärts meist nur noch Dinge, die nicht unbedingt benötigt werden und eher in einen Archivraum verlegt werden sollten.

Ein begrenztes Platzangebot sorgt dafür, dass die Mitarbeiter den vorhandenen Platz sinnvoll nutzen, anstatt Materialien und Unterlagen großflächig zu verteilen, wie es bei einem Überangebot an Platz der Fall ist. Ordner, Hefter und Regalsysteme sollten zudem mit entsprechenden Etiketten versehen werden, um diese möglichst eindeutig und vor allem schnell wiederzufinden.

Unordnung kostet vor allem eins: Nerven! Gerade wenn man ständig Dinge suchen muss und nicht auf Anhieb findet, wird deutlich, wie viel Zeit einen die Unordnung letztlich kostet. Je früher man also damit beginnt Ordnung zu schaffen, desto effizienter lässt sich letztlich arbeiten.

Ordnung und Struktur sorgen zudem für ein angenehmes Betriebsklima. Oftmals führen chaotische Zustände zu vermehrten Konflikten in der Belegschaft, die sich durch die einfache Schaffung von Ordnung vermeiden lassen.

Hilfreiche Links:

http://www.spiegel.de/karriere/buero-aufraeumen-so-schaffen-sie-ordnung-und-arbeiten-effizient-a-1071761.html

http://www.selbstaendig-im-netz.de/2014/11/05/selbstaendig/ordnung-muss-sein-praktische-tipps-fuer-buero-und-schreibtisch/

http://www.ident24.de/barcodesysteme/Etiketten/

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