Welche Existenzgründer/innen sind nicht stolz, wenn sie ihren ersten Auftrag abgeschlossen haben und sie schreiben ihrem ersten Kunden eine Rechnung. Dies ist ein erhebendes Gefühl. Zum ersten Mal Geld auf eigene Rechnung zu verdienen, nachdem man eine einwandfreie Arbeit abgeliefert hat! Aber bereits hier lauern die ersten Fallstricke der ordnungsgemäßen Rechnungslegung. Sie heißen Zahlungsbedingungen und bei ihrer Festlegung müssen die Jungunternehmer/innen äußerste Sorgfalt walten lassen. Legen sie keine Zahlungsbedingungen fest, eröffnen sie einem zahlungsunwilligen Kunden viele Möglichkeiten, die Bezahlung extrem zu verzögern. Grundsätzlich gilt zwar, dass eine Rechnung, der eine vorbehaltlos abgenommene Arbeit zugrunde liegt, auch bezahlt werden muss. Kunden, die sich im Gesetzesdschungel auskennen und nicht bezahlen wollen, profitieren jedoch von jeder Nachlässigkeit bei der Festlegung der Zahlungsbedingungen auf der Rechnung.
Bei einem privaten Endverbraucher sind alle Unternehmer/innen nahezu frei in ihrer Entscheidung, welche Zahlungsbedingungen sie festlegen. Diese bestehen aus der Zahlungsfrist und aus eventuell gewährten Preisnachlässen, Rabatten oder Skonti. Wichtig ist nur, dass sie diese Zahlungsbedingungen klar erkennbar auf der Rechnung bekannt geben. Dies sind Texte wie beispielsweise „Die Rechnung ist sofort zahlbar nach Rechnungseingang ohne jeglichen Abzug“ oder „Die Rechnung ist zahlbar ohne jeglichen Abzug bis zum xx.xx.xxxx). Damit legen Unternehmer fest, bis wann der Zahlbetrag auf ihrem Konto wertgestellt sein muss. Selbstverständlich müssen solche Zahlungstermine für den Kunden zeitlich machbar sein. Für Verbraucher gilt das Recht des BGB II. § 286.
Anders verhält es sich nach Rechnungen für Bauleistungen, die nach VOB abgerechnet werden. Hier legen die Unternehmer/innen mit ihrem Auftraggebern bereits im Bauvertrag die Zahlungsbedingungen für Vorauszahlungen, Teilrechnungen und die Schlussrechnung fest. Da Bauleistungen in der Regel einen höheren Aufwand der Rechnungsprüfung beim Auftraggeber erfordern, sind Zahlungsfristen von 21 Tagen für Voraus- und Abschlagszahlungen üblich. Zur Prüfung der Schlussrechnung müssen Unternehmer/innen ihrem Auftraggeber eine Frist von mindestens 30 Tagen in den Zahlungsbedingungen gewähren. Bei großen, komplexen Aufträgen verlängert sich diese Frist auf 60 Tage.
Die Vereinbarung von Zahlungsbedingungen in den Rechnungen an gewerbliche Kunden ist relativ einfach und bei Zahlungsverzug oder Nichtzahlung betrachtet sie die Rechtsprechung als Kaufmann. Alle Existenzgründer/innen, die zum ersten Mal eine Rechnung an einen gewerblichen Kunden schreiben, können darauf vertrauen, dass dieser den Sinn der in den Zahlungsbedingungen festgelegten Fristen und Abzüge versteht.
Anders verhält es sich bei Rechnungen an Verbraucher. Hier reicht die Festlegung von Fristen und eventuellen Abzügen in den Zahlungsbedingungen nicht aus. Vielmehr müssen sie die Rechnung mit einer Rechtsbelehrung versehen. Diese beinhaltet die Rechtsfolgen für den Fall, dass die Rechnung nicht pünktlich zum Termin auf dem Konto der Auftragnehmer/innen wertgestellt ist. Ist ein Zahlungsziel in der Rechnung aus Nachlässigkeit nicht angegeben worden, reicht es aus, wenn der Kunde erst nach dreißig Tagen bezahlt hat. Erst dann gerät er in Zahlungsverzug. Auf die Rechtsfolgen bei jedem Zahlungsverzug, also auch bei festgelegter Zahlungsfrist, müssen Unternehmer/innen in der Rechnung an Verbraucher schriftlich hinweisen.
Jede Form eines Preisnachlasses ist beim Schuldner, also beim gewerblichen Kunden oder beim privaten Verbraucher, willkommen. Er ist eine monetäre Form der Kundenwerbung und prägt sich beim Kunden ein. Immerhin ist er seinem Auftragnehmer so wichtig gewesen, dass dieser ihm einen Teil der Rechnung erlässt.
Rabatte werden meist auf verarbeitete Materialien gewährt. Erhält der Unternehmer beispielsweise pauschal 30 % Rabatt beim Großhändler, geht dieser in seine Kalkulation ohnehin ein. Bezieht er jedoch ein besonders preisintensives Material mit einem Zusatzrabatt, kann er einen Teil davon an seinen Kunden weiterreichen und entsprechend deutlich (Werbung) in der Rechnung vermerken.
In den Zahlungsbedingungen können Unternehmer/innen ein Skonto, meist 2 %, festlegen, die der Kunde vom Netto-Rechnungsbetrag abziehen darf, wenn er im Gegensatz zur länger festgelegten Zahlungsfrist die Rechnung sofort bezahlt.
