Betriebsausgabe ist ein Begriff aus dem deutschen Steuerrecht. Der Paragraf 4 des deutschen Einkommenssteuergesetzes definiert die Betriebsausgaben als „durch den Betrieb veranlasste Aufwendungen“. Diese Aufwendungen können sowohl bei einer freiberuflichen Tätigkeit als auch bei einem Gewerbebetrieb zur Minderung des steuerlich zu berücksichtigenden Gewinns geltend gemacht werden.
Zu den Betriebsausgaben gehören in erster Linie die Mieten für die Geschäftsräume. Hinzu kommen die Gelder, die beispielsweise für das Leasing von Maschinen und Anlagen aufgewendet werden müssen. Kosten für die Lieferungen von Verbrauchsmaterialien sowie die Inanspruchnahme von Dienstleistungen werden ebenfalls den Betriebsausgaben zugerechnet. Einen recht umfangreichen Posten bei den Betriebsausgaben nehmen Löhne und Gehälter sowie die darauf anfallenden Anteile des Arbeitgebers an der Sozialversicherung ein. Ebenso werden die Beiträge für Berufs- und Geschäftshaftpflichtversicherungen, zu KFZ-Versicherung für gewerblich genutzte Fahrzeuge sowie die Beiträge für eine Inventarversicherung zu den Betriebsausgaben gerechnet. Weitere Positionen in den Betriebsausgaben sind die Gebühren der Ver- und Entsorger sowie des Strombezugs. Fahrtkosten, die im direkten Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit stehen, werden ebenfalls als Betriebsausgaben anerkannt, sofern detaillierte Nachweise in Form von Fahrtenbüchern dafür vorgelegt werden. Diese Aufzählung ist nicht abschließend, denn auch Schuldzinsen können beispielsweise unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben steuerlich zum Abzug gebracht werden.
Viele Freiberufler nutzen einen häuslichen Arbeitsplatz. Hier gibt es bei der Anerkennung der darauf entfallenden Mieten, Betriebskosten und Versicherungen als Betriebsausgaben einige Besonderheiten zu beachten. Absetzbar sind diese Aufwendungen immer nur dann, wenn es sich um ein abgeschlossenes Arbeitszimmer handelt. Die noch recht junge Sparte der Telearbeitsplätze hat diesbezüglich noch keinen Eingang ins deutsche Steuerrecht gefunden. Wer als Existenzgründer lediglich einen Schreibtisch im Wohnzimmer stehen hat, kann lediglich die Kosten für die technische Ausstattung und seine Verbrauchsmaterialien als Betriebsausgaben geltend machen. Die Mietanteile und anteiligen Betriebskosten werden bei einem reinen häuslichen Arbeitsplatz nicht als Betriebsausgaben anerkannt. Hier gilt genauso wie beim Arbeitszimmer für die Anerkennungsfähigkeit außerdem der Grundsatz, dass es sich um den Mittelpunkt der unternehmerischen Tätigkeit handeln muss.
Grundsätzlich sagt das deutsche Steuerrecht, dass sowohl eine Abrechnung über eine Kilometerpauschale als auch den Nachweis der konkret angefallenen Kosten möglich ist. Wird ein Fahrzeug privat und geschäftlich genutzt, kommt der Existenzgründer bei der Anerkennung der Fahrtkosten als Betriebsausgaben in den meisten Fällen besser weg, wenn er ein Fahrtenbuch führt und die Kilometerpauschale anwendet. Vor allem bei der Nutzung von Neuwagen ist das ratsam, weil sonst ein Prozentsatz des Kaufpreises für die private Nutzung abgezogen wird. Leasingebühren können sofort und in voller Höhe als Betriebsausgaben bei einer ausschließlichen gewerblichen Nutzung abgezogen werden.
Werden teure Maschinen, Anlagen und Fahrzeuge erworben, können deren Kaufpreise nicht sofort komplett als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. In diesem Fall ist das Prinzip der Abschreibung anzuwenden. Anders ist die Rechtslage bei geringwertigen Wirtschaftsgütern, auch kurz als GWG bezeichnet. Die Grenze zieht das deutsche Steuerrecht bei einem Nettopreis von 410 Euro (Stand März 2014). Bis zu diesem Wert ist eine Sofortabschreibung möglich. Die Abschreibung über die nominelle Nutzungsdauer hinweg kann für mehrere GWG gesammelt erfolgen. Geringwertige Wirtschaftsgüter müssen beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar sein, um die Kosten im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgaben anerkannt zu bekommen.
Besonderheiten gibt es auch bei den eigenen Gebäuden und Ausbildungen zu beachten. Nicht zu den Betriebsausgaben gehören Erstausbildungen, während die Kosten für die laufende Weiterbildung steuerlich als Minderung des Gewinns geltend gemacht werden können. Müssen an einem Geschäftsgebäude Arbeiten ausgeführt werden, die aus den Auflagen durch die großflächige Sanierung in städtebaulichen Entwicklungsgebieten oder durch Auflagen des Denkmalschutzes notwendig werden, rechnet das Finanzamt diese Kosten ebenfalls nicht als Betriebsausgaben an.
