Gründer verfügen zu Beginn in den seltensten Fällen über viel Kapital. Aus diesem Grund wird in vielen Bereichen nach Sparmöglichkeiten gesucht. Ein erster Gedanke: Die Buchhaltung selbst zu erledigen. Grundsätzlich ist dies keine schlechte Idee, jedoch kann sie unter Umständen teurer werden. Doch wann ist dies der Fall und wie lässt sich die eigene Buchhaltung sinnvoll selbst durchführen?
Wer sich dazu entschließt, die Buchhaltung zu Beginn selbst zu erledigen als Fachpersonal einzustellen oder die Arbeiten auszulagern, sollte dabei unbedingt eine passende Software zu Hilfe nehmen. Den Testsieger von lexoffice gibt es zum Beispiel zwischen 5 und 25 Euro pro Monat (je nach Umfang).
Die Kosten für eine gute Buchhaltungssoftware belaufen sich hingegen auf Preise zwischen 5 und 150 Euro pro Monat (je nach Anzahl der Mitarbeiter). Eine einfache Rechnung zeigt hier, wie sinnvoll der Einsatz einer Software auch unter Kostengesichtspunkten ist:
Jeder Unternehmer muss seinen eigenen Arbeitseinsatz zumindest fiktiv als Kosten betrachten. Wer als Gründer von einem sehr geringen kalkulatorischem Unternehmerlohn ausgeht, legt eventuell nur 1.800 Euro pro Monat zugrunde. Bei einer 45-Stunden-Woche läge diese Größe bei nur 10 Euro pro Stunde. Und das ist eine stark untertriebene Kalkulation – im Normalfall sollten Unternehmer eher mit 50-100 Euro pro Stunde kalkulieren. Hat das eigene Unternehmen weniger als 10 Beschäftigte, kostet eine Buchhaltungssoftware oft nur 10 Euro pro Monat. Die Zeitersparnis liegt jedoch oft deutlich höher als 1 Stunde pro Monat. Somit kann der Gründer seine Zeit lieber ins Kerngeschäft stecken und dafür sorgen, dass auch der kalkulatorische Unternehmer bald weiter steigt.
Buchhaltung ohne Software: Eine langwierige Angelegenheit
Verzichten Gründer hingegen auf eine Buchhaltungssoftware und machen ihre Buchhaltung manuell, ist dies mit sehr viel Zeit verbunden. Dazu gehören vor allem folgende Tätigkeiten:
Das Ergebnis dieser Methode: Eine schlechtere Buchhaltung bei höherem Zeitaufwand. Angesichts der oben genannten Gebührenspannen gibt es somit kaum einen Grund, auf eine entsprechende Software zu verzichten.
Die Alternative: Auslagerung der Buchhaltung
Wer sich der Arbeit mit der Buchhaltung vollständig entziehen möchte, kann diese auch einfach auslagern. In diesem Zusammenhang existieren viele Fachkräfte, die Buchhaltungsdienstleistungen selbstständig anbieten. Alternativ besteht auch die Option, einen Buchhalter einzustellen. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile:
| Selbstständiger Bilanzbuchhalter | Buchhalter ins Unternehmen holen |
| - Es wird nur die benötigte Zeit bezahlt
- Einfachere Trennungsmöglichkeit - Keine arbeitsrechtlichen Verpflichtungen - Keine Einarbeitung notwendig |
- Bei Vollauslastung günstiger
- Jederzeit verfügbar - Kann sich besser in interne Abläufe einklinken - Kann auch die Vorarbeiten erledigen (noch höhere Zeitersparnis) |
Tabelle 1: Vergleich zwischen einem externen Buchhalter als Freelancer und einem eingestellten Buchhalter
Im Vergleich zur reinen Nutzung eines Buchhaltungs-Tools bieten beide Optionen weitere Zeitersparnisse. Gründer müssen sich somit um die Buchhaltung so gut wie gar nicht mehr kümmern und können sich voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren. Doch diese zusätzliche Zeitersparnis wird teuer erkauft. Schließlich muss sowohl ein Freelancer als auch Fachpersonal im eigenen Betrieb bezahlt werden. Im Gegensatz zu den Gebühren für eine Software-Lösung sind die Kosten enorm. Dazu kommt, dass Gründer auch ein gewisses Vertrauen zum Buchhalter aufbringen müssen, da dieser Einblick in alle Geschäftsvorfälle bekommt.
Aus diesem Grund lohnt sich gerade für Gründer mit kleinen Betrieben selten bereits die Einstellung von Fachpersonal. Dies ändert sich jedoch mit zunehmendem Wachstum, so dass ein Buchhalter vollständig ausgelastet werden kann. In solchen Fällen stellt die Kombination aus Fachkraft und Software eine sehr starke Lösung dar.
Buchhaltung für Gründer: Alle Optionen prüfen
Mit der Gründung eines Unternehmens gehen viele Aufgaben und Hürden einher. Die Buchhaltung erweist sich dabei als aufwendig und kann Firmeninhaber zu Beginn ausbremsen. Aus diesem Grund sollten immer alle Möglichkeiten in Bezug auf Hilfestellungen geprüft werden. Hierbei gilt: Sehr kleine Unternehmen mit wenigen bis keinen Beschäftigten lassen sich auch in Eigenregie mit einer guten Buchhaltungssoftware bearbeiten. Mit zunehmendem Wachstum kann es jedoch sinnvoll werden, Fachpersonal einzustellen oder die Arbeiten an einen externen Buchhalter in freier Mitarbeit zu delegieren.
