Das Geschäftskonzept hat sich bewährt, das Unternehmen ist gegründet. Im Büro stehen bereits die ersten Möbel. Nun fehlen noch die technische Ausrüstung und der Bürobedarf. Eine zweckmäßige Büroausstattung ermöglicht einen produktiven Arbeitstag. Dazu gehören Gebrauchsgeräte wie Drucker, Locher, Hefter oder Stempel ebenso wie Betriebsstoffe, die im Büroalltag verbraucht werden. Hierzu zählen beispielsweise Stifte, Papier, Notizblöcke und Briefmarken.
Eine solide Büroausstattung ist für Unternehmer mindestens so wichtig wie ein gutes Marketing. Grundsätzlich gehören sämtliche Arbeitsmittel zum Bürobedarf, die Selbstständige benötigen, um ihre täglichen Aufgaben erledigen zu können. Dies umfasst kleine Geräte wie Spitzer, Hefter, Locher oder Scheren ebenso wie Versandmaterial, Mappen für die Ablage und Ordner. Auch Schreibutensilien wie Schreibunterlagen und Stifte zählen dazu.
Die wichtigsten Materialien fürs Büro sind:
Letztendlich variiert der Bürobedarf von Unternehmen zu Unternehmen. Eine große Rolle spielt in allen Fällen die Qualität der Materialien und Geräte. Schließlich sollen die Büroartikel lange halten und im täglichen Umgang auch funktionieren. Eine Schneidemaschine, die nach kurzer Zeit nicht mehr richtig schneidet, bringt dem Unternehmer keinen Nutzen.
Welche Büroartikel für die tägliche Arbeit tatsächlich gebraucht werden, hängt vom Unternehmen und der jeweiligen Tätigkeit ab. Jedes Unternehmen hat jedoch einen gewissen Grundbedarf. Bei einer Existenzgründung sollte zunächst ein gewisser Grundstock an Büroartikeln gekauft werden. Dazu zählt zunächst eine große Auswahl an Stiften (Kugelschreiber, Bleistifte, Textmarker etc.). Außerdem dürfen folgende Büroartikel am Arbeitsplatz nicht fehlen:
Zudem gehören Notizbücher, Schreibblöcke, Druckerpapier und Post-Its zur grundlegenden Büroausstattung, auch wenn viele Tätigkeiten heute digital ablaufen.
Für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Papierdokumenten benötigen die Mitarbeiter zudem geeignete Ordner und Stehsammler. Bei den aufzubewahrenden Dokumenten handelt es sich etwa um Rechnungen, Verträge, Mitarbeiteraktien oder Quartalsberichte. Die Ordner helfen, die Unterlagen ordentlich aufzubewahren und somit auch die Dokumentationspflicht in der Firma einzuhalten. Diesbezüglich sind auch die Regeln zum Datenschutz durch die DS-GVO (Datenschutzgrundverordnung) zu beachten. Um den Überblick nicht zu verlieren, können die Ordner außerdem mit Hüllen, ABC-Registern, Hängeregistern und Aufklebern ausgestattet werden.
Plastikaufbewahrungsboxen dienen indes zur Archivierung von Datenträgern wie zum Beispiel CDs und DVDs, Festplatten mit sensiblen Daten und elektronische Speicher.
Zu einer modernen Büroausstattung gehören hochwertige Gebrauchsgeräte wie Computer, Tablets, Drucker, Kopierer & Co.
Neben der täglichen Arbeit, die im eigenen Büro erledigt wird, finden in vielen Unternehmen von Zeit zu Zeit Konferenzen und Meetings statt. Diese erfordern einen besonderen Bedarf an Büromaterialien und Papier. Präsentationen werden häufig mit einem Beamer vorgestellt. Für diesen fertigen die Mitarbeiter Overheadfolien an, die alle wichtigen Informationen enthalten.
Weiterhin kommen in Meetings Magnettafeln, Planungstafeln oder Pinnwände zum Einsatz. Diese eignen sich ideal für das „Brainstorming“, bei dem alle Teilnehmer ihre Gedanken zusammentragen und diese auf kleinen Pappkärtchen notieren. Die Karten werden anschließend mithilfe von Magneten oder anderen Befestigungsmaterialien an der Tafel befestigt. Gegebenenfalls eignen sich auch Schiefertafeln, auf denen sich ebenfalls Anregungen und Notizen mit speziellen Stiften oder Kreide festhalten lassen.
Weiterhin kommen in Konferenzen und Meetings häufig
zum Einsatz. Um einen Flipchart nutzen zu können, benötigen die Meeting-Teilnehmer einen Flipchart-Blockhalter, den Flipchart-Block und die Flipchart-Marker.
Eine zweckmäßige Ausstattung ist in Büroräumen das A und O. Wer jeden Tag acht oder mehr Stunden am Schreibtisch sitzt, möchte sich in seiner Arbeitsumgebung auch wohlfühlen. Deshalb gehören nicht nur hochwertige Arbeitsgeräte und Schreibutensilien zum Bürobedarf, sondern ebenso bequeme und ergonomische Büromöbel.
Der Schreibtisch ist der Mittelpunkt eines Büros. An diesem wird gesessen, besprochen, telefoniert und geschrieben. Kurzum: Der Mitarbeiter verbringt die meiste Zeit an diesem Tisch. Bei der Auswahl ist deshalb darauf zu achten, dass der Schreibtisch optisch gefällt und sich an die eigene Sitzhöhe anpassen lässt.
Noch wichtiger als der Schreibtisch ist ein passender Bürostuhl. Was viele nicht wissen: Die Sitzhaltung wirkt sich nicht nur auf die Gesundheit, sondern ebenso auf die eigene Leistungsfähigkeit und Produktivität aus. Bei der typischen, nach vorne gebeugten Sitzhaltung kommt es schnell zu Kopf- und Rückenschmerzen sowie Konzentrationsproblemen. Mit einem guten Bürostuhl, zum Beispiel einem Chefsessel, lässt sich eine fehlerhafte Sitzhaltung vermeiden. Unternehmer sollten hier nicht am falschen Ende sparen, wenn sie ihr Büro einrichten.
Elektronische Geräte sind heute in nahezu jedem modernen Büro anzufinden. Zur Grundausstattung gehören ein Computer, eine Tastatur und eine Maus sowie weiterhin ein Drucker und ein Scanner. Je nach Tätigkeit sind außerdem ein Mikrofon und ein Headset für Videokonferenzen sinnvoll.
An den meisten Arbeitsplätzen wird auch heute noch jede Menge Papier verarbeitet. Damit der Arbeitsplatz ordentlich bleibt, ist es wichtig, Dokumente und Unterlagen ordentlich verstauen zu können. Funktionelle Büromöbel bieten ausreichend Platz für Ordner, Akten und Papierstapel. Die Büroschränke sollten möglichst zum Rest der Büroeinrichtung passen, damit ein einheitliches Bild entsteht.
Neben modernen Büromöbeln sorgen die richtigen Lichtquellen für ein optimales Arbeitsklima. Anschließend sind es die kleinen Dinge, die den eigenen Arbeitsplatz von jenen der Kolleginnen und Kollegen unterscheiden. Damit ist kein besonders aufgeräumter Schreibtisch gemeint – vielmehr sind es kleine Dekorationselemente wie Grünpflanzen, Wandbilder und andere Eyecatcher, die für die persönliche Note im Büro sorgen.
Vielen Dank für den Beitrag. Ich stimme zu, dass ein bequemer Bürostuhl eine der wichtigsten Ausstattungen von einem Büro sind. Ich versuche gerade mein Büro neu zu gestalten und brauche dringend den perfekten Sessel für mich.