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Die Büroarbeit in kleinen Unternehmen

Büroarbeit

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Wer als Freiberufler tätig ist oder eine Firma mit wenigen Angestellten hat weiß, wie stark die Büroarbeit den Arbeitsalltag aufhalten kann. Denn man kann sich gar nicht auf die eigentliche Tätigkeit konzentrieren, wenn man sich um die Abrechnung und die Buchhaltung kümmern muss. Zwar lässt sich das nicht vermeiden. Allerdings gilt es diese Tätigkeiten so zu planen, dass der Zeitaufwand so gering wie möglich bleibt und man sich so lange wie möglich um das Kerngeschäft kümmern kann. Doch das geht natürlich nur mit einer guten Organisation und den richtigen Hilfsmitteln. In diesem Artikel wollen wir zeigen, wie der Zeitaufwand für die Büroarbeit in kleinen Unternehmen reduziert werden kann.

Die passende Software verwenden

Viele Prozesse lassen sich verkürzen, wenn die richtige Software eingesetzt wird. Zwar kann es zu Beginn ein wenig länger dauern. Denn natürlich muss man erst einmal die passende Software finden und sich daran gewöhnen. Die Einrichtung braucht ebenfalls Zeit. Doch sobald das einmal geschehen ist, lässt sich im Alltag enorm viel Arbeitszeit sparen.

Ein gutes Beispiel dafür ist das Rechnungsprogramm EasyFirma von WoAx-IT. Dieses wurde speziell für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler entwickelt, die viel Zeit mit der Erstellung von Rechnungen verlieren. Denn mit dem Programm kann die Zielgruppe ihre Büroarbeit in Zukunft deutlich effizienter erledigen.

Übrigens kann man mit EasyFirma nicht nur Rechnungen erstellen. Das Programm kann außerdem genutzt werden, um Angebote zu gestalten und Lieferscheine und das Mahnwesen zu organisieren. Selbstständige und kleine Unternehmen können sich so wieder auf ihr eigentliches Geschäft fokussieren, anstatt viel Zeit mit der Büroarbeit zu vergeuden.

Die Büroarbeit richtig angehen

Die Büroarbeit lässt sich nicht vermeiden und es ist wichtig, dass beispielsweise Rechnungen zeitnah erstellt werden. Darüber hinaus ist es von großer Bedeutung, dass die Buchhaltung ordentlich ist. Nur so lässt sich ein großes Chaos vermeiden.
Darüber hinaus kann es bei Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt oder mit Geschäftspartnern von großer Bedeutung sein, dass man im Zweifelsfall Zahlungen nachweisen oder Vertragskopien vorlegen kann. Außerdem lässt sich eine gute Liquiditätsplanung nur mit den richtigen Daten durchführen.

Doch wie kann man eigentlich gewährleisten, dass die Büroarbeit stets so ausgeführt wird, dass das Ergebnis zufriedenstellend ist? Gerade in kleinen Unternehmen fehlt häufig das Geld für eine Bürokraft. In solch einem Fall muss sich der Unternehmer selbst darum kümmern. Damit die Arbeit im Büro den eigentlichen Betriebsablauf nicht einschränkt, gilt es ein gutes Zeitmanagement zu etablieren. Dazu gehört beispielsweise, dass die Büroarbeit nur an einem festen Wochentag oder in einer bestimmten Zeitspanne erledigt wird. Der richtige Zeitrahmen hängt hier natürlich ein wenig von der Branche und vom jeweiligen Unternehmen ab. Allerdings sollten Unternehmer sich die Frage stellen, ob und wie sie ihr Zeitmanagement im Büro verbessern können.

Zusätzlich gilt es die einzelnen Prozesse im Büro zu verbessern. So muss ein Dokument nicht immer wieder neu erstellt werden, wenn man einmal eine passende Vorlage gestaltet hat. Wie so häufig muss man nur einmalig ein wenig Zeit investieren, um Zukunft enorm viel Zeit sparen zu können. Mit der richtigen Herangehensweise und der passenden Software wird es ein Leichtes sein, die Büroarbeit in Zukunft deutlich effizienter zu gestalten.

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