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Die richtige Wahl beim ECM-System

Enterpreise Content Management

Effiziente Geschäftsprozesse sind einer von vielen Schlüsseln zum Erfolg eines Unternehmens. Nur langfristig effizient arbeitende Unternehmen haben auf Dauer die Chance sich gegen die Konkurrenz zu behaupten und am Markt zu bestehen. Besonders wichtig für die Effizienz eines Unternehmens ist es, alle Unternehmensprozesse und Informationen zu bündeln und für jeden Mitarbeiter verfügbar zu machen. Informationsverwaltungssysteme sind in der heutigen Geschäftswelt unabdingbar um dauerhaft den Überblick über alle relevanten Unternehmensinformationen zu behalten.

Profi-Lösungen am Markt

Ein professionelles Enterprise Content Management, wie es etwa durch die SER Group vertrieben wird, gewinnt für mittelständische Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Es ist in vielen Fällen sinnvoll, sich schon ganz am Anfang zur Gründung des Unternehmens, ein System auszusuchen, welches den eigenen Ansprüchen gerecht wird und jederzeit erweitert werden, also mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Da es viele Anbieter von ECM-Lösungen auf dem Mark gibt, ist es oft nicht leicht den Überblick zu behalten und sich letztlich für ein System zu entscheiden welches die Optimalen Voraussetzungen bietet. Was sollte man bei einem ECM-System erwarten und was gilt es im Vorfeld zu beachten?

Wieso werden entsprechende Systeme eingesetzt?

ECM-Systeme vereinfachen grob gesagt organisatorische Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Informationen auf verschiedenen Ebenen werden mittels ECM zusammengeführt und sind übersichtlich für jeden Mitarbeiter abrufbar. Ziel ist es stets, alle in einem Unternehmen verfügbaren Informationen auf einer einzigen Plattform zu bündeln und verfügbar zu machen. Informationsredundanz wird vermieden und letztlich der Informationsaustausch verbessert.

Was zeichnet ein gutes ECM aus?

Ein gutes ECM umfasst diverse Informationstechniken. Unter anderem:

  • Dokumentenmanagement,
  • Wissensmanagement,
  • Workflow-Management,
  • sowie Archivierung.

Es gibt nicht das richtige oder falsche System, es kommt hingegen immer auf die konkreten Ansprüche des Unternehmens an, welche Software Lösung am besten geeignet ist. Wichtig ist, dass das System zukunftsfähig ist um überhaupt dauerhaft mit diesem Arbeiten zu können. Wer auf teils kostenlose Programme setzt, der spart zwar im ersten Augenblick Geld. Es hilft jedoch kaum, wenn der Hersteller dieser Software keinen Support anbietet und auch sonst nicht weiter an dem Programm arbeitet.

Um einen Anbieter eines zukunftsfähigen Enterprise Content Management Systems zu finden, lohnt sich ein Blick in die Referenzen des Unternehmens. Wenn namhafte Firmen die Software bereits einsetzen, ist dies ein ziemlich sicheres Zeichen dafür, dass das ECM-System stetig weiterentwickelt wird und einen guten Support bietet. Weitere Indizien für eine zukunftssichere ECM-Lösung sind etwa die Verfügbarkeit von mobilen Apps oder mandantentaugliche Cloud-Lösungen.

Was ist weiterhin zu beachten?

Die Skalierbarkeit des Systems ist ein weiterer wichtiger Aspekt den man berücksichtigen sollte. Wenn das Unternehmen wächst und mehr Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten sollte das ECM System weiterhin funktionieren. Die Frage ist also, ob das jeweilige System mit drei Mitarbeitern genauso gut zurecht kommt, wie wenn 100 Mitarbeiter auf das System zugreifen. Solche Überlegungen sollten im Vorfeld getätigt werden. Es lohnt sich unter Umständen auch, nach individuellen Angeboten bei den verschiedenen Herstellern anzufragen und konkrete Wünsche bezüglich des ECM-Systems zu äußern.

Jedes Unternehmen profitiert langfristig von einem ECM-System. Zwar ist es auch möglich ein solches System unter gewissen Voraussetzungen in eine bestehende IT-Umgebung zu integrieren, bestenfalls holt man sich ein ECM-System aber gleich zu Beginn ins Boot.

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