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Fahrtkostenpauschale

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Die Fahrtkostenpauschale wird gern auch als Kilometerpauschale oder Entfernungspauschale bezeichnet. Wichtig ist jedoch zu wissen, dass mit dieser Pauschale alle betrieblichen Fahrten abgerechnet werden können, wobei hierbei in der Regel Dienstreisen oder Einsatzwechseltätigkeiten gemeint sind und sich obendrein die Pauschalwerte verändern, und zwar in Abhängigkeit vom verwendeten Fahrzeug.

Angerechnet wird die Fahrtkostenpauschale in der Reisekostenabrechnung, und zwar zusätzlich zum Verpflegungsmehraufwand, wodurch sich letztendlich der Unternehmensgewinn verringert. Unternehmer sollten weiterhin wissen, dass in der Fahrtkostenpauschale keine Vorsteuer enthalten ist, so dass auch umsatzsteuerpflichtige Unternehmer keine Vorsteuer beim zuständigen Finanzamt geltend machen können.

Beträge der Fahrtkostenpauschale

Grundsätzlich können die Fahrtkosten nicht nur dann abgerechnet werden, wenn der Unternehmer mit dem PKW unterwegs war, sondern auch bei der Nutzung von anderen Fahrzeugen. Hierzu gehören unter anderem das Motorrad, das Moped und sogar das Fahrrad. Hierbei muss jedoch berücksichtigt werden, dass sich die Pauschalen unterscheiden.

  • PKW 0,30 € pro Kilometer
  • Motorrad 0,13 € pro Kilometer
  • Moped 0,08 € pro Kilometer
  • Fahrrad 0,05 € pro Kilometer

Die Nutzung der Fahrtkostenpauschale muss nicht zwangsläufig vorteilhaft für den Unternehmer ausfallen, auch wenn eine mühevolle Auflistung und Abrechnung der tatsächlichen Kfz-Kosten einen enormen Zeitaufwand bedeutet. Nachteilig kann hingegen sein, dass die Fahrtkostenpauschale abweichende Betriebsauskosten nach sich zieht, beispielsweise bei einem möglichen Unfall mit einem Privatfahrzeug. In diesem Fall könnten eventuelle Kosten, welche aus dem Unfall resultieren, nicht mehr als Betriebsausgabe abgesetzt werden, da alle Kosten bereits in den Reisekosten enthalten sind. Vorteilhaft ist hingegen, dass der Unternehmer keine getätigten Privatfahrten mehr gesondert ermitteln muss.

Alternativen zur Fahrtkostenpauschale

Entscheidet sich der Unternehmer nicht für die Nutzung der Fahrtkostenpauschale, dann besteht auch die Möglichkeit zur Ermittlung eines individuellen Kilometersatzes. In diesem Fall werden alle anfallenden Kfz-Kosten berücksichtigt, welche mit dem Fahrzeug entstehen. Hierzu gehören unter anderem Kosten für Kraftstoff, die Kfz-Versicherung, Abschreibungen und selbstverständlich auch Kosten für erforderliche Reparaturen.

Vergleich von Fahrtkostenpauschale und Fahrtenbuchmethode
In der Regel werden Fahrzeuge nicht ausschließlich für Firmenfahrten, sondern auch für Privatfahrten genutzt, so dass sich der Unternehmer entscheiden muss, ob er seinen Wagen privat oder gewerblich führt. Konkret bedeutet dies, dass ein gewerblich geführtes Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört und somit alle privaten Nutzungen des Wagens gesondert ermittelt werden müssen, um die tatsächlichen Betriebsausgaben zu korrigieren. Zählt der Unternehmer das Fahrzeug hingegen zu seinem Privatvermögen, dann entfällt auch die Ermittlung für private Nutzungen.

Welche Methode für den Unternehmer die Richtige ist, kann er mit Hilfe eines Onlinerechners ermitteln, zumal anschließend auch der Unterschied zwischen Fahrtkostenpauschale und den tatsächlichen Kfz-Kosten aufgelistet wird.

Beispiel zur Fahrtkostenpauschale

Wenn der Unternehmer zu einem Außentermin, beispielsweise einem Kundengespräch fährt, dann muss er die Kilometer anrechnen, welche er für die Hin- und Rückfahrt benötigt hat. Ist er insgesamt 125 Kilometer gefahren, dann multipliziert er diese Kilometerzahl mit 0,30 Euro, so dass er Fahrtkosten in Höhe von 37,50 Euro erhält.
Diesen Betrag kann der Unternehmer anschließend mit Hilfe einer Reisekostenabrechnung geltend machen, und zwar als Betriebsausgabe. Da er für diese Fahrtkosten weder eine Rechnung noch eine Quittung zur Verfügung hat, gilt die Abrechnung als so genannter Eigenbeleg.

Wie wird die Fahrtkostenpauschale in der Reisekostenabrechnung angegeben?

Jedem Unternehmer stehen spezielle Formulare zur Abrechnung der Fahrtkostenpauschale zur Verfügung, welche schnell und einfach ausgefüllt werden können. Hierfür werden lediglich die gewerblich getätigten Fahrten in den entsprechenden Spalten aufgeführt, und zwar sortiert nach Datum. Neben dem Datum, müssen der jeweilige Fahrtbeginn, das Fahrtende, der Anlass der Fahrt und die zurückgelegten Kilometer in das Formular eingetragen werden. Wenn die Reise mehr als acht Stunden Zeit beansprucht hat, dann kann der Unternehmer gleichzeitig auch die Verpflegungspauschale in der Reisekostenabrechnung angeben. Hierbei handelt es sich um einen Mehraufwand, welcher bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung oder Firma beansprucht werden darf.