Im Umgang mit japanischen Geschäftspartnern laueren viele Fettnäpfchen. Lächeln ist in Japan die Allzweckwaffe in jeder Situation. Lächeln Sie während der Verhandlungen, auch wenn es wehtut! Besondere Rituale bestimmen den Verlauf Ihrer Verhandlungen im Land der aufgehenden Sonne. Japaner sind extrem konservativ und höflich. Ein Japaner würde eher Harakiri begehen als sein Gesicht zu verlieren. Es gibt viele Kleinigkeiten, mit denen ein Japaner sein Gesicht verliert. Daher belächeln die westlichen Kulturen die aus ihrer Sicht übertriebene Höflichkeit, das ständige Verbeugen, Entschuldigen, Gruppendynamik und Vermeidung jeder Form der physischen Nähe. Dazu scheint die mitunter recht ausgelassene Karaoke-Tradition so gar nicht zu passen.
Ein Japaner, der sich aus sich herausgeht und textsicher deutsche Schlagertexte in der Karaokebar nach dem Geschäftstermin schmettert? Ja, diesen Widerspruch gibt es wirklich, denn Japaner lieben ihre Karaoke-Tradition.
Vielmehr wissen wir über Japan immer noch nicht, das Land der Kirschblüte ist noch immer ein unbeschriebenes Blatt für uns. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich mit den Stärken, Schwächen und der Kultur Ihrer japanischen Geschäftspartner vor Beginn Ihrer Reise vertraut machen. Innerhalb weniger Jahrzehnte ist Japan vom Verlierer des 2. Weltkriegs aus der Atomasche von Hiroshima und Nagasaki zur führen Elite mit Weltmachtstatus aufgestiegen. Gelingt es Ihnen, eine vertrauensvolle Beziehung zu Ihren japanischen Geschäftspartnern aufzubauen, ist das Ihr Einstieg in einen guten Geschäftsabschluss. Japaner legen viel Wert auf das Protokoll, der erste Eindruck ist enorm wichtig. Japaner sind sehr höflich, leise und lächeln viel. Während der Begrüßung verbeugen sie sich wiederholt, wobei sich der jüngere tiefer verbeugt als der Ältere. Visitenkarten sind auf Englisch und Japanisch verfasst und werden dem Gesprächspartner mit beiden Händen und ihm zugewandter Schrift übergeben. Japaner machen die Übergabe von Visitenkarten zum protokollarischen Ritual. Wir überreichen Visitenkarten im Vorbeigehen, stecken sie in die Präsentationsmappe oder in die Brusttasche unseres Gegenübers. Solche „Nachlässigkeiten“ gelten in Japan als unhöflich, da Japaner mit der Visitenkarte immer den persönlichen Status des Inhabers verbinden.
Überhaupt scheuen Japaner jede Art von Körperkontakt zu Fremden, messen ihrer Körpersprache jedoch eine hohe Bedeutung bei. Sie sollten die Körpersprache Ihrer japanischen Freunde regelmäßig beobachten, um bewusste und unbewusste Verhaltensregeln besser zu interpretieren. Ein Verbindungsmann vor Ort verschafft Ihnen Zugang zum japanischen Wirtschaftsmarkt. Er macht Sie mit den Sitten und Gebräuchen vertraut und erledigt Behördengänge für Sie.
Mit der bei uns üblichen „Kaltakquise“ kommen Sie im Land des Lächelns nicht weiter. Eine derartig unpersönliche Kontaktaufnahme gilt Japanern als suspekt und unhöflich. Die Hierarchieebenen spielen eine große Rolle. Erkundigen Sie sich, welchen Rang Ihre Geschäftspartner in dem jeweiligen Unternehmen bekleiden und legen auch Sie Ihren Status von Anfang an offen. Japaner pflegen eine Verhandlungskommunikation, von der sie unter keinen Umständen abweichen. Der Hierarchie- und Gruppencharakter ist für sie so wichtig, dass kaum ein japanischer Geschäftsmann Geschäftsverhandlungen alleine führt. Geben Sie der japanischen Gruppe zwischendurch die Möglichkeit, sich diskret zu besprechen und Entscheidungen gemeinsam zu treffen. Bleiben Sie höflich und verbindlich, denn für Japaner gibt es nichts Schlimmeres als ausländische Geschäftspartner, die sie aufgrund von Unverbindlichkeit nicht einschätzen können. Vermeiden Sie, Ihre japanischen Geschäftspartner während des Gesprächs mit unerwarteten Aspekten und Wendungen zu überraschen. Legen Sie vor Verhandlungsbeginn alle Punkte abschließend fest, um ihre Verhandlungspartner nicht zu überfordern. Lässt sich dies dennoch nicht vermeiden, müssen Sie damit rechnen, dass das Gespräch abgebrochen und vertagt wird, da die Gruppe ausreichend Zeit braucht, um sich zu beraten und auf die neuen Gegebenheiten einzustellen.
Japaner sind sehr konservativ und traditionell ausgerichtet. Richten Sie das Augenmerk Ihrer Verhandlung daher auf die Tradition Ihres Unternehmens und zeigen Sie Ihren Stolz, dort arbeiten zu dürfen, da Japaner Arbeit als Privileg ansehen. Ziehen Sie einen Dolmetscher hinzu, um die Gespräche bei Bedarf zu erleichtern und Ihren Verhandlungspartnern während der Übersetzungszeit die Zeit zu geben, sich eine Antwort zu überlegen. Lassen Sie Ihre Geschäftsdokumente neben der englischen auch in die japanische Sprache übersetzen, um Ihre Wertschätzung zu zeigen und Missverständnisse zu vermeiden.
Bringen Sie Ihre japanischen Geschäftspartner nie in eine Situation, in der sie das Gesicht verlieren, das ist unverzeihlich. Die Stellung innerhalb der Gruppe und in der Gesellschaft ist enorm wichtig für jeden Japaner, Individualität ist kaum vorhanden. Vermeiden Sie Kritik, negative Äußerungen und jede Form der Direktheit. Pflegen Sie die Beziehung zu Ihren japanischen Geschäftspartnern und kontaktieren Sie sie nicht ausschließlich dann, wenn Sie ein Geschäft abschließen möchten. Das gilt bei den Japanern als unhöflich, sie glauben, Sie sind einzig und alleine an dem Geschäft interessiert. Ihre japanischen Geschäftspartner treten als Team auf, wobei diesem Team nicht die gleiche Bedeutung zukommt wie bei uns. Die Hierarchieebenen legen fest, wer der Ranghöchste ist, wer sich im „Mittelfeld“ bewegt und wer auf der „Ersatzbank“ Platz nimmt. Verhandeln Sie nicht informell, direkt und effizient nach westeuropäischen oder amerikanischen Maßstäben. Japaner gehen Verträge nicht wie wir rational Punkt für Punkt durch, um dabei Zugeständnisse, Teileinigungen und Kompromisse zu erreichen. Wenn Sie den Japanern Konzessionen abringen möchten, werden Sie feststellen, wie ausdauernd sie sich zeigen. Japaner haben wie alle Asiaten eine andere Vorstellung von Verträgen. Japaner folgen nicht der Einstellung der „Vertragstreue“, sondern leben nach dem Grundsatz der „Vertragsreue“. Erwarten Sie von Ihren japanischen Geschäftsfreunden daher keine Vertragseinhaltung nach westlichem Verständnis. Sie sehen den Vertrag als Teil eines kompletten Gebildes, das sich jederzeit ändern kann.
Soziale Anlässe wie der Besuch einer Karaokebar werden so plötzlich und unvermittelt abgebrochen wie sie angefangen haben. Plötzlich gibt der Anführer der Gruppe ein Zeichen, dass es Zeit wird für den Aufbruch und der Rest der Gruppe folgt umgehend. Der Abschied fällt kurz und knapp aus.
