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Mehr Produktivität im Büroalltag

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Organisation im Büroalltag

Viele Selbstständige arbeiten 60 Stunden oder mehr in der Woche und sind dennoch mit ihrer eigenen Produktivität unzufrieden. Oft sind es zu hohe Ziele, die man sich steckt und ihnen quasi gar nicht gerecht werden kann. Der eigene Anspruch wird häufig nicht von der Realität, sondern durch Wunschdenken genährt. Eine realistische Einschätzung der eigenen Fähigkeiten ist Grundvoraussetzung für erfolgreiches Arbeiten.

Disziplin und Motivation sind unmittelbar mit einer erfolgreichen Selbstständigkeit verbunden. Wer keine Leidenschaft für seine Tätigkeit aufbringen kann, der wird kaum in der Lage sein sie über eine längere Zeit aufrechtzuerhalten. Oftmals fällt es gerade jungen Selbstständigen jedoch schwer, alle Arbeitsabläufe so zu koordinieren, dass sie möglichst produktiv sind. In vielen Fällen lässt sich durch andere Herangehensweisen und Planungen wesentlich effizienter arbeiten. Selbstverständlich ist jeder hinsichtlich Motivation und Produktivität etwas anders gestrickt, dennoch gibt es eine Reihe von Tipps und Tricks, die dabei helfen können, die eigene Produktivität in der Selbstständigkeit zu steigern und effektiver zu arbeiten.

Planen und Ziele setzen

Planung ist das A und O in der Selbstständigkeit. Damit sind nicht nur Termine gemeint, an die einen auch eine Sekretärin oder eine entsprechende Kalenderfunktion erinnern könnte, sondern das große Ganze. Nicht nur sollte also der Tagesablauf geplant werden, auch langfristige Aufgaben und Unteraufgaben müssen festgelegt werden. Entsprechende Deadlines müssen dementsprechend beachtet werden. Nur wer eine langfristige Perspektive für sein Geschäft sieht und verfolgt, hat Chancen effektiv auf das Ziel hinzuarbeiten.

Wirklich fokussiert arbeiten

Produktivität ist nur dann möglich, wenn auch wirklich konzentriert und fokussiert gearbeitet wird. Dabei sollten jegliche Störungen vermieden werden, die den Arbeits- oder Gedankenfluss stören könnten, Stichwort Handy. Ebenso gehört ein aufgeräumter Arbeitsplatz zu den Grundvoraussetzungen einer produktiven Arbeitsweise. Zum fokussierten Arbeiten gehört weiterhin auch nichts aufzuschieben.
Es lohnt sich nicht auch nur Kleinigkeiten auf einen späteren Zeitpunkt zu verlegen denn mit dieser Einstellung werden sich viele Kleinigkeiten in kurzer Zeit zu einem großen Problem entwickeln. Bevor einem also der Hals über den Kopf wächst, sollten alle Arbeiten immer zeitnah und zügig erledigt werden. Sicherlich kann es mal zu Änderungen im Ablauf oder im Tagesgeschäft kommen, aktiv auf später verlegen sollte man aber generell nichts.

Nein zu Multitasking

Auch wenn es lange Zeit ein gern gesehener und geforderter sogenannter „Soft Skill“ war, Multitasking, also das gleichzeitige Erledigen mehrerer Aufgaben, ist längst nicht mehr sinnvoll, wenn es um echte Produktivität geht. Mindestens eine der Tätigkeiten wird nicht so gut werden, als wenn man sich voll und ganz auf diese konzentriert hätte.

Mustervorlagen nutzen

Auch um Schriftverkehr kommen Selbstständige in den seltensten Fällen herum, sei es auch nur auf elektronischem Weg. Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Angebote oder Bestellbestätigungen müssen dabei nicht jedes Mal neu aufgesetzt werden, wenn man sich verschiedenen Mustervorlagen bedient.

Software nutzen

Es gibt zahlreiche, teilweise kostenlose Programme, die den Büroalltag wesentlich vereinfachen können und somit mehr Zeit für andere Dinge bleibt. Neben Zeiterfassungstools, Bürosoftware oder Planern können auch Videokonferenztools oder andere Software-Applikationen helfen Aufgaben schneller zu erledigen.

Auf die Gesundheit achten

So einfach es klingt, die wenigsten halten sich wirklich daran. Nur ein gesunder Körper ist dazu in der Lage produktiv zu schaffen. Dazu zählt neben körperlicher und geistiger Gesundheit durch Ernährung und Bewegung vor allem auch ausreichend Schlaf. Gerade in der Anfangszeit einer Selbstständigkeit arbeiten junge Gründer oft, ohne sich ausreichend Zeit für Erholung zu nehmen. Langfristig wird sich so ein verhalten in den meisten Fällen rächen.

Wenn es einem leicht fällt einige oder alle diese Tipps umzusetzen kann die eigene Produktivität immens gesteigert werden. Das Beste daran ist, dass es nur an einem selber liegt, ob man effektiver in seiner Arbeitsweise wird oder nicht. Denn wie man die eigene Produktivität letzten Endes optimiert, liegt ganz an einem selbst. Der eine benötigt einen starren und fixen Ablauf, klare Strukturen und Ordnung, andere schütteln sich den Alltag scheinbar aus den Handgelenken. Genau wie der Biorhythmus eines jeden Menschen anders ist und es Tag und Nachtmenschen gibt, gibt es unter Selbstständigen diese und jene Typen. Entscheidend ist vor allem auch, in welcher Branche die Selbstständigkeit ausgeübt wird. Während Handwerker oder Dienstleister gar nicht anders können als sich an Termine und Aufträge zu halten, sieht es beispielsweise bei Kreativen oft ganz anders aus. Am wichtigsten ist, dass man eine Struktur entwickelt, in der man seine Arbeit optimal ausführen kann.

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