Wenn das Geld knapp wird: So lassen sich die Finanzen wieder ordnen

Manchmal hilft auch die beste Vorplanung nicht, denn jeder Unternehmer kennt diese Situation in seiner beruflichen Laufbahn: Die finanzielle Lage verschlechtert sich und die Einnahmesituation verheißt aktuell nichts Gutes. Gründer kennen die Schieflagen gerade in den ersten Jahren ihres Betriebs. Anschaffungen müssen getätigt werden, um zu wachsen, sind Investitionen notwendig, doch die Kunden kommen erst zeitversetzt. Aber was können Unternehmer machen, wenn sie in diese Lage kommen? Dieser Artikel gibt einige Hinweise.

Laufende Kosten senken

Mitunter ist dies ein schwerer Weg, doch bei jedem Engpass müssen die laufenden Kosten auf den genauen Prüfstand. Dieser Check ist nicht nur angesichts der momentanen Lage notwendig, er erweist sich hintenheraus als hilfreich. Denn fast jedes Unternehmen hat Ausgaben, die auf den Prüfstand gehören und deren Wegfall auch in guten Zeiten den Gewinn kräftigen kann. Einige Faktoren im Überblick:

• Mieten/Pachtung - gibt es in diesem Bereich eventuelle Spielräume? Manchmal mieten junge Unternehmen Lagerräume an, die sie in den ersten Jahren doch nicht benötigen. Oft sind die Verträge zwar langfristiger Natur, doch können sie schon einmal vorgemerkt werden.
• Personalausgaben – kaum ein Unternehmer geht diesen Schritt gerne an, doch manchmal ist es notwendig, an Personal zu sparen. Tipp: Das Gespräch suchen. Gerade in jungen Unternehmen sind Mitarbeiter teils bereit, zeitweise auf Geld zu verzichten.
• Versorgung – wie steht es um die gängigen Verträge rund um Strom und Heizung? Auch die Telekommunikation kann auf den Prüfstand. Über Vergleiche ist es leicht, günstige Anbieter zu finden und sobald es vertraglich möglich ist, sollte gekündigt und gewechselt werden.

Je nach Miet- oder Pachtvertrag kann auch der Umzug in kleinere Räumlichkeiten angedacht werden. Mit ein wenig Glück lässt der Verpächter sogar mit sich sprechen, sodass der Umzug vor Vertragsende möglich ist. Hinzu kommen:

• Einkauf – der Wareneinkauf sollte überprüft werden. Wird zu viel Ware eingekauft oder benötigt? Gerade bei Produktionen ist es notwendig, sich die Verwendung des Rohmaterials anzuschauen. Ein gutes Indiz gibt meist der Müllbereich. Auch neue Verhandlungen mit dem Lieferanten sind immer ein guter Weg.
• Müll – Unternehmen können hier diverse Kosten sparen. Oft hilft es schon, die Mülltrennung sehr genau zu nehmen, denn gerade bei Containern kosten gemischte Entsorgungen mehr. Wird regelmäßig Rohmaterial in größeren Mengen entsorgt, zeigt das auf, dass das Material nicht sinnvoll genutzt wird.

Mitunter kann eine Ausgabe beim Sparen helfen. Ein gutes ERP-System hilft in vielen Bereichen, unter anderem beim Wareneinkauf und der Lagerhaltung.

Schulden besser organisieren

Gerade junge Unternehmen haben anfangs viele Ausgaben, die sich zu Schulden summieren. Das fast jede Verbindlichkeit mit eigenen Zinsen und Kosten einhergeht, sollten die Schulden einmal genauer betrachtet werden.

• Zusammenführung – gibt es Außenstände bei etlichen Gläubigern? Mitunter hilft nun ein einzelner Kredit weiter, mit dem die Außenstände abgegolten werden. Günstige Kredite bieten oft niedrigere Zinsen, sodass künftig nicht nur noch eine einzige Rate getilgt werden muss, sondern die Kosten ebenso niedriger sind.
• Umschuldung – unter Umständen kann es sich als günstig erweisen, wenn Unternehmer ältere Kredite zusammenfassen und umschulden. Da die Zinssätze aktuell sehr niedrig sind, ist es möglich, nach der Umschuldung zu sparen. Wichtig ist allerdings, etwaige Vorfälligkeitsentschädigungen einzurechnen und der möglichen Ersparnis gegenüberzustellen.
• Förderungen und Zuschüsse – auch sie sollten geprüft werden, denn mitunter kann mit einem Förderdarlehen oder einem Unternehmenszuschuss eine alte Verbindlichkeit getilgt werden. Unternehmer sollten sich in diesem Bereich genau umsehen und prüfen, welche Optionen für sie bestehen.

Um diese Schritte anzugehen, ist es notwendig, sich einen echten Überblick über die finanzielle Situation zu verschaffen.

Energieeffizienz fördern und Energiekosten senken

Der Wechsel des Stromversorgers wurde schon angesprochen, doch auch ein günstigerer Tarif ist teuer, wenn unnötig Strom verbraucht wird. Angesichts der kommenden CO2-Steuer spielt auch das Heizverhalten eines Unternehmens eine tragende Rolle, denn die Steuer wird wohl mit über die Heizkosten entrichtet. Nun gilt:

• Beleuchtung umstellen – im Betrieb sollten ausschließlich energieeffiziente Leuchtlösungen eingesetzt werden. LED spielen eine immer wichtigere Rolle und bieten zugleich – abhängig vom Leuchtmittel – die Möglichkeit, die Lichtfarbe gezielt einzustellen. Statt des »Totenlichts« im Empfangsbereich wird ein warmes Weiß eingestellt und trotzdem gespart.
• Bewegungsmelder – fast jeder Betrieb hat diese Räume, in denen sich niemand aufhält, doch das Licht bleibt eingeschaltet. Bewegungsmelder verhindern das Problem, denn sie schalten das Licht automatisch aus, wenn keine Bewegung für eine gewisse Zeit registriert wird.
• Energieverbrauch messen – gibt es im Unternehmen Energiefresser? Natürlich, denn sie gibt es in fast allen Betrieben. Diese Geräte sollten ausfindig gemacht werden. Da sich hinter ihnen nicht selten Drucker oder Kopierer verbergen, die schlichtweg nicht ausgeschaltet werden können, helfen simple ausschaltbare Steckdosen schon weiter.
• Heizung – dieser Punkt betrifft gerade Mitarbeiter. In den Wintermonaten werden die Heizungen aufgedreht, unerheblich, ob die Fenster weit offen sind oder nicht. Thermostate, die die Heizung ausschalten, sobald das Fenster geöffnet sind, helfen beim Sparen. Aber auch die allgemeine Heizungseinstellung sollte überdacht werden.

Leider ist es oft so, dass sich zwar jeder im Betrieb verständnisvoll zeigt, doch im Alltag das Verhalten kaum ändert. Daher müssen Unternehmen selbst tätig werden und notfalls die Heizungen manuell steuern. Andere Betriebe zielen auf das Belohnungssystem jedes Mitarbeiters ab und richten kleinere Wettbewerbe aus: Sparsamste Abteilung, bestes Heizverhalten etc. Am Ende des Wettbewerbs gibt es mitunter kleine „Gewinne“ – allgemein kosten diese Aktionen dem Unternehmen kaum etwas, doch die Einsparungen sind bemerkbar.

Auch das Schuldenmanagement kann am Ende die finanzielle Lage deutlich entspannen.

Fazit – sparen, umschichten und umdenken

Steht es um einen Betrieb nicht gut, ist das Sparen das oberste Ziel. Wer unnötige Ausgaben verhindert oder Kostenpunkte senkt, der kommt nicht nur besser durch die Krise, sondern nimmt zu guten Zeiten auch mehr ein. Hinzu sollten geprüft werden, wie mit den Verbindlichkeiten umgegangen werden kann. Oft helfen Umschuldungen, die Kosten allgemein dank niedrigerer Zinsen zu senken. Gleichfalls dürfen die Fördermöglichkeiten nicht vergessen werden, denn auch sie sind dazu da, einem Unternehmen aus der Krise zu helfen.