Innerhalb der Gründungsphase wird über den zukünftigen Firmensitz, die Anmietung und das Einrichten von Büros entscheiden. Bei der Büroplanung gilt es einiges zu beachten. Die wesentliche Funktion von Büroräumen besteht darin, ein Umfeld für produktives Arbeiten zu schaffen.
Bei der Büroplanung stellt sich zunächst die Frage, wie viel Fläche zur Verfügung steht und wie viele Mitarbeiter in den Räumlichkeiten arbeiten werden. Normalerweise wird von einer Fläche von etwa 10m² pro Arbeitsplatz ausgegangen. Diese Standardgröße soll genügend Platz bieten, um die Büro-Möblierung unterzubringen und gleichzeitig ausreichend Bewegungsspielraum zu gewährleisten. Kleinere Räume können hingegen die Unfallgefahr erhöhen und gegebenenfalls lebensrettende Fluchtwege versperren, insbesondere wenn sich mehrere Mitarbeiter ein Mini-Büro teilen müssen. Es empfiehlt sich daher, die Bürofläche lieber etwas großzügiger zu kalkulieren. In fast jedem neu gegründeten Unternehmen wird mindestens ein Büro zur Erledigung administrativer Arbeiten benötigt. Auch wenn das Budget in der Gründungsphase meist etwas knapp bemessen ist, sollte darauf geachtet werden, dass eine Bürogrundausstattung vorhanden ist. Zu einem modernen Büro-Arbeitsplatz zählen neben Schreibtisch und Bürostuhl auch Büroschränke sowie die IT-Ausstattung bestehend aus Computer, Telefon, Fax, Kopiergerät und Drucker. Außerdem sollte das notwendige Büromaterial wie Papier und Stifte sowie Büroutensilien wie Locher, Heftklammern, Klebstoff und Radiergummi als Kostenfaktor fest eingeplant werden. Da bei Büro-Druckern regelmäßig die Tonerkartusche gewechselt werden muss, ist es sinnvoll, bei der Büroorganisation die notwendigen Reserven gleich mit einzuplanen. Allerdings sollte der Toner zum Druckermodell passen, da inkompatible Nachfüller die Bildtrommeln beschädigen und dadurch auch zur Verunreinigung des Gerätes führen können. Im Extremfall kann eine kostenintensive Wartung notwendig sein. Mittlerweile findet man für die meisten Druckermodelle jedoch kompatible Recycling-, Refill- und Originaltoner online bei führenden Toner- und Tintenspezialisten wie auf tonerpartner.de. Die Büroausstattung, die täglich benötigt wird, sollte am Arbeitsplatz möglichst in Reichweite gelagert werden, während Büroutensilien, die nur sporadisch zum Einsatz kommen, in Schränken oder Containern im Lagerraum untergebracht werden können.
Die Gründungsphase ist für jeden Neu-Unternehmer eine besonders arbeitsintensive Zeit. Neben der Büroplanung muss man sich um Finanzierungsfragen kümmern, personelle Entscheidungen treffen und wichtige Geschäftskontakte pflegen. Die Büroplanung sollte dabei allerdings nicht zu kurz kommen, denn die Büroeinrichtung beeinflusst das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter und repräsentiert gleichzeitig das Unternehmen. Daher ist es sinnvoll, sich gründlich mit der Arbeitsplatzgestaltung zu beschäftigen. Bei der Einrichtung von Büroräumen müssen auch arbeitsrechtliche Bestimmungen berücksichtigt werden. So sollten Störfaktoren durch Lärm möglichst ausgeschlossen werden, damit die Beschäftigten sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können. Bei Bürotätigkeiten ist viel Helligkeit notwendig. In einem Büroraum sollten deshalb genügend Fenster vorhanden sein, damit das Tageslicht als natürliche Lichtquelle genutzt werden kann. Außerdem sollten die Schreibtische so gestellt werden, dass beim Schreiben keine Schatten auf die Tastatur und den Bildschirm fallen. Um dies zu vermeiden, sollte ein Schreibtisch nicht frontal vor dem Fenster platziert werden. Die ideale Raumtemperatur im Büro beträgt zwischen 19 und 26 Grad, während die optimale Luftfeuchtigkeit zwischen 40 und 60 Prozent liegt. Regelmäßiges Lüften sorgt für frische Luft. Kopfschmerzen und Konzentrationsprobleme können dadurch vermieden werden. Zu einem natürlich gestalteten Arbeitsplatz gehören ein ergonomischer Bürostuhl sowie ein Schreibtisch, dessen Höhe dem Bedarf des jeweiligen Mitarbeiters entspricht. Ein ergonomischer Büro-Arbeitsplatz soll arbeitsbedingte Belastungen minimieren und optimale Voraussetzungen zum konzentrierten Arbeiten schaffen. Um die Arbeitsatmosphäre zu verbessern, können auch Grünpflanzen im Büro aufgestellt werden.
