Jeder Existenzgründer, ganz gleich, in welcher Branche er firmiert und welche Rechtsform des Unternehmens er etabliert, jeder Gewerbetreibende und Freiberufler, ist in der Bundesrepublik Deutschland aus steuerlichen Gründen zur turnusmäßigen Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet.
Der Jahresabschluss bildet jeweils das Ende des Geschäfts-, Wirtschafts- oder Fiskaljahres des Unternehmens. Der Gesetzgeber legt dabei im Handelsgesetzbuch (HGB) eindeutig fest, dass jedes Unternehmen und auch jeder Freiberufler, zur ordnungsgemäßen Buchführung während des Geschäftsjahres verpflichtet ist. Dies bedeutet, dass er gehalten ist, im Rahmen seiner Finanzbuchhaltung sämtliche Geschäftsvorfälle (Einnahmen und Ausgaben) gewissenhaft zu protokollieren und zu dokumentieren. Jeder Jahresabschluss erfüllt dabei aus der Sicht des Gesetzgebers zwei wesentliche Funktionen: die Informations- und die Zahlungsbemessungsfunktion.
Die Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorfälle während eines Wirtschaftsjahres stellt einerseits die Grundlage für künftige Entscheidungen des Unternehmers dar und resultiert somit aus dem Grundsatz der Unternehmensführung gemäß den Ansprüchen an einen ordentlichen Kaufmann. Andererseits informiert sie Gesellschafter, aber auch externe Kreditgeber, so beispielsweise Banken, über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens, in welches Finanzmittel investiert wurden.
Der Jahresabschluss eines Unternehmens bildet außerdem die Grundlage für die Festsetzung der jährlichen Steuerschuld durch die Finanzbehörden. Außerdem ist der Jahresabschluss Grundlage und Ausgangspunkt für die Auszahlung erfolgsabhängiger Gelder (Dividenden, Tantiemen und anderes mehr).
Die Rechtsgrundlage für den Jahresabschluss bilden mehrere Gesetzeswerke und Verordnungen. Die Anwendbarkeit der Gesetze und Verordnungen ist dabei unter anderem abhängig von Größe, Rechtsform und Zielmarkt der Unternehmung. So das deutsche Handelsgesetzbuch (HGB), die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die International Financial Reporting Standards (IFRS), die United States Generally Accepted Accounting Principles (US-GAAP), aber auch das Einkommenssteuergesetz (EStG), das Publizitäts-, Aktien- und GmbH-Gesetz. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) legen fest, dass alle Kaufleute zur Erstellung von Jahresabschlüssen gesetzlich verpflichtet sind. Lediglich Einzelkaufleute können nach der Maßgabe des § 242 Absatz 4 HGB von der Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses befreit werden, sofern sie an zwei aufeinanderfolgenden Bilanzstichtagen Umsatzerlöse in Höhe von 500.000 Euro und einen Jahresüberschuß von 50.000 Euro nicht überschritten haben. Der Jahresabschluss als Bilanz, ist dabei jeweils zu Beginn des Geschäftsjahres als Eröffnungsbilanz und zu dessen Ende durch den Kaufmann zu erstellen. Kapitalgesellschaften müssen den Jahresabschluss, gestaffelt nach ihrer Größe, entweder innerhalb der ersten 3 oder der ersten 6 Monate des auf das Wirtschaftsjahr folgenden Jahres, für die zurückliegende Periode erstellen und bei den Steuerbehörden einreichen. Nicht-Kapitalgesellschaften haben für die Einreichung des Jahresabschlusses eine Frist von 9 Monaten und von 12 Monaten, sofern sie unvorhersehbare Ereignisse glaubhaft geltend machen können.
Die Vorbereitung der Erstellung und Einreichung eines Jahresabschlusses bezieht sich darauf, die Ergebnisse der laufenden unterjährigen Buchführung zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufzubereiten. Zur Feststellung des tatsächlichen Bestandes von Vermögen und Schulden, ist dazu regelmäßig eine Inventur durchzuführen. Abschreibungen müssen ermittelt und eingebucht werden, damit sie als Wertverminderungen in das Anlage- und Umlaufvermögen zum Bilanzstichtag einfließen können. Alle offenen Forderungen sind zu prüfen und zu bewerten (einzeln oder pauschal) und gegebenenfalls auszubuchen. Rechnungsabgrenzungen und Rückstellungen sind zu berücksichtigen. Auch gesetzlich vorgeschriebene oder freiwillige Rücklagen müssen nun gebucht werden. Der private Eigenverbrauch muss vom geschäftlichen Eigenverbrauch abgegrenzt werden, betriebsfremde Erträge und Aufwendungen sind zu buchen und zu dokumentieren.
Zu den eigentlichen Arbeiten eines Jahresabschlusses gehören, in der genannten zeitlichen Reihung, die folgenden Tätigkeiten: der Kontoabschluss, als Abschluss sämtlicher Haupt- und Unterkonten; die Abschlussübersicht, als Summe aller Soll- und Habenbuchungen und Ausweisung nach Bestands- und Erfolgskonten; die Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafterversammlung sowie die Zusammenstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungslegungsdokumente (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie erläuternder Anhang). An jeden Jahresabschluss schließt sich die Jahresabschlussanalyse an.
