In vielen Unternehmen ist es für Mitarbeiter ganz gewöhnlich, geschäftliche Ausgaben zu tätigen. Rechnungen begleichen, ausstehende Summen begleichen - in vielen Unternehmen wird die Verantwortung einem Mitarbeiter übertragen.
Für Mitarbeiter im Außendienst ist die Nutzung einer Firmenkreditkarte ein komfortables Mittel zur Abwicklung geschäftlicher Zahlungen. Sie ist ein sicheres, leicht kontrollierbares und vielseitig einsetzbares Zahlungsmittel. Wie wird die Karte beantragt und wie funktioniert die Abrechnung? Alles Wissenswertes zur Firmenkreditkarte in diesem Ratgeber.
Bei der Firmenkreditkarte handelt es sich im Grunde um ein gewöhnliches Kartenzahlungsinstrument. Sie unterscheidet sich in der Handhabung nicht von einem typisch bargeldlosen Zahlungsinstrument. Die weit verbreitete Girokarte oder die kostenlose Kreditkarte von Verivox wird genauso verwendet. Kostenlos an immer mehr Stellen Geld abheben und bargeldlos bezahlen ist problemlos möglich.
Beantragt wird die Karte vom Unternehmen selbst. Da das Unternehmen nicht als Inhaber der Karte auftreten kann, ist sie im Namen des Nutzers auszustellen. Dadurch erhält jeder Mitarbeiter seine eigene Kreditkarte mit seinem Namen. Das macht die Zuordnung bei der Kontrolle der Rechnungen sehr einfach. Auch die notwendige Geheimzahl wird ausschließlich an den Mitarbeiter weitergegeben. Ein späterer Missbrauch ist dadurch ausgeschlossen.
Die Vorteile einer eigenen Firmenkreditkarte, die im Namen des Mitarbeiters ausgestellt wird, sprechen für ihren Einsatz. So wird die Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter deutlich einfacher. Hotel, Verpflegung, Reparatur oder Benzin für den Dienstwagen - alle Kosten kann der Angestellte selbst und ohne große Probleme selbst bezahlen. Der Vorteil für das Unternehmen: es muss nicht mehr in Vorleistung gehen für den Fall, dass ein Mitarbeiter Kosten vorstreckt.
Ihren großen Vorteil entfaltetet die Kreditkarte für Firmenangehörige bei Reisen ins Ausland. Stehen Geschäftsreisen in Länder mit einer anderen Währung als den Euro an, sind die Mitarbeiter bisher zum Umtausch von Währung verpflichtet gewesen. Das bargeldlose Zahlen von Ausgaben im Ausland mit einer Firmenkreditkarte ist problemlos möglich. Der Vorteil für das Unternehmen: der teure und mit Gebühren belastete Währungstausch ist nicht mehr notwendig. Der Tausch von Währungen entfällt, dadurch kann der Mitarbeiter stressfrei im Ausland arbeiten.
Kreditkarten für Unternehmen haben einen weiteren Vorteil. Der Verwaltungsaufwand wird deutlich reduziert und die Abrechnung über das Geschäftskonto ist simpel. Von Vorteil ist zudem die Funktionsweise einer Kreditkarte, die auch für Privatpersonen von Interesse ist. Ausgaben auf der Karte werden bis zum nächsten Abrechnungszeitpunkt zinsfrei vorgestreckt. Erst zu diesem Zeitpunkt werden die Ausgaben auf der Karte durch ein zuvor angegebenes Konto ausgeglichen.
Je mehr Kreditkarten für Mitarbeiter im Umlauf sind, umso größer wirkt sich der zinsfreie Kredit durch das Vorstrecken auf die Finanzen des Unternehmens aus. Für eine schlanke Verwaltung ist es vorteilhaft, alle Mitarbeiter mit einer Firmenkreditkarte desselben Anbieters auszustatten.
Bei der Auswahl einer Kreditkarte für Mitarbeiter stehen grundsätzlich zwei verschiedene Arten von Karten zur Auswahl.
• Kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern profitieren von der Business Kreditkarte. Sie ist für Freiberufler und Selbstständige ebenfalls interessant. Angeboten werden Business Kreditkarten zu festen Konditionen, die auf Unternehmen ausgerichtet sind. Mitarbeiter mit einer solchen Kreditkarte genießen alle Vorteile einer bargeldlosen Zahlung mit Karte im In- und Ausland.
• Für Unternehmen mit einer großen Zahl von Mitarbeitern eignet sich die Corporate Card. Kreditkartenunternehmen sind an Kooperationen mit großen Unternehmen interessiert und bietet besondere Konditionen an. Diese sind oftmals deutlich lukrativer als für Privatkunden. Manche Anbieter locken nicht nur mit besseren Konditionen, auch Rabattaktionen und Bonusprogramme sind möglich. Das macht den Einsatz für die Mitarbeiter ebenfalls interessanter.
Große und kleine Unternehmen sind in der heutigen Zeit von Hackerangriffen nicht mehr geschützt. Angreifbar sind sie in erster Linie bei ihren Finanzen. Für Entscheider im Unternehmen spielt die Sicherheit bei einer Firmenkreditkarte eine übergeordnete Rolle. Es gelten bei diesem Zahlungsmittel die gleichen Sicherheitsstandards wie bei allen Kreditkarten.
Unabhängig vom Anbieter sind alle Karten mit einem CVC-Code, der sich auf der Rückseite befindet. Der drei- bis vierstellige Code muss bei Transaktionen im Internet zur Autorisierung eingegeben werden. Da er sich nicht verändert, sollte die Firmenkreditkarte nicht bedenkenlos aus der Hand gegeben werden. Sicherer ist der EMV-Chip auf einer jeden Kreditkarte. Er ist fälschungssicher und verhindert ein unautorisiertes Kopieren der Karte.
Bei Missbrauch oder Verlust sind Unternehmen bis zu einer bestimmten Grenze durch den Anbieter geschützt, der die Firmenkreditkarte ausgibt. Die genauen Konditionen sind den Angaben des Kreditkarteninstitutes zu entnehmen.
