3 wichtige Anschaffungen für Existenzgründer mit direktem Kundenkontakt

In manchen Branchen haben Selbstständige kaum direkten Kontakt mit Ihren Kunden. Dazu zählen vor allem Berufe, bei denen der Kontakt per E-Mail oder online abläuft. In anderen Bereichen hingegen geben Selbstständige Workshops, betreuen Ihre Kunden im eigenen Büro oder direkt beim Kunden. Das betrifft beispielsweise Selbstständige aus dem Gesundheitswesen oder aus dem Bereich der beratenden Berufe. Je nachdem, ob ein Gründer viel Kontakt zu seinen Kunden hat oder nicht, sind spezifische Anschaffungen in der Startphase essentiell. Die folgenden Dinge sollten Gründer ins Auge fassen, wenn sie über erste Anschaffungen nachdenken.

1.        Das Firmenfahrzeug

Ein Firmenwagen eröffnet Selbstständigen viele Möglichkeiten, Ihre Klienten zu treffen. Unabhängig davon, ob Gründer ein eigenes Büro betreiben, können sie Kunden in Restaurants, Cafés, Co-Working-Spaces und bei den Kunden selbst treffen. Außerdem können Selbstständige auf ihrem Firmenfahrzeug Werbung gezielt einsetzen. Mit dem Firmenlogo sowie einem Slogan auf dem Heck oder der Seite des Autos wird es zur fahrenden Werbefläche. Für Gründer gibt es vor der Anschaffung eines Firmenwagens einige Dinge zu beachten:

• Die Finanzierung: Manche Autohändler bieten spezielle Kauf- und Leasingoptionen speziell für Geschäftskunden an. Hier informieren sich Gründer eingehend bei den favorisierten Herstellern oder Händlern über die möglichen Konditionen und klären im Vorfeld Fragen zu einer Finanzierung ab. So erreichen Gründer das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für ihr Budget.
• Ein Fahrtenbuch: Soll ein Firmenwagen zusätzlich privat genutzt werden, ist die Verwendung eines Fahrtenbuchs eine Option. Gründer sollten sich ausführlich über die relativ unübersichtliche steuerrechtliche Situation informieren. Einerseits können sie ein Fahrtenbuch führen, andererseits ist die Versteuerung über die Lohnabrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich, Stichwort 1-Prozent-Regelung. Die Handelskammer Hamburg erläutert unter hk24.de die unterschiedlichen Möglichkeiten, insbesondere Punkt 3.1. beschäftigt sich mit der 1-Prozent-Regelung für Personenunternehmer.
• Die Versicherung: Ein geschäftlich genutztes Fahrzeug sollte, wie ein Privatwagen, gut versichert sein. Selbstständige schützen sich mit einer passenden Kfz-Versicherung vor Schäden am Fahrzeug und deren finanziellen Folgen. Hier lohnt sich, wie bei der Fahrzeugwahl, der Vergleich. Online ist dies beispielsweise unter autoversicherung-vergleich.info möglich. Tipp: Neuwagen sind mit einer Vollkaskoversicherung optimal geschützt, für ältere Modelle ist die Teilkasko meist die wirtschaftlichste Variante.

Gerade für Gründer, die viele Termine außerhalb der eigenen Räumlichkeiten wahrnehmen müssen, lohnt sich die Anschaffung eines adäquaten Firmenwagens. Neben der erweiterten Mobilität und des Werbezwecks gilt er zudem nach wie vor als Statussymbol.

Schreibtisch, Abstellfläche und Computer – so sieht ein klassisches Büro aus. Um es einladender zu gestalten, fügen Gründer noch weitere Sitzgelegenheiten für Gäste und einen Konferenztisch hinzu.

2.         Das Büro

Für viele Selbstständige ist die Anmietung eines Büros einer der ersten Schritte im Rahmen der Selbstständigkeit. Es lohnt sich vor allem für Branchen, in denen Selbstständige häufig Kunden empfangen. Existenzgründer, die vor allem allein am Computer arbeiten und den Kundenkontakt vorrangig per E-Mail gestalten, können alternativ ein Home Office einrichten. Dieses lässt sich, unter gewissen Voraussetzungen, steuerlich genauso geltend machen wie ein externes Büro. Repräsentativer sind externe Räumlichkeiten in jedem Fall. Kunden und Gründer können hier ungestört Meetings oder Workshops abhalten. Neben der Lage des Büros (Stichwort Parkplätze) gibt es vor allem bei der Ausstattung einiges zu beachten:

• Tisch und Stuhl reichen nicht aus. Neben einem eigenen Schreibtisch mit einem ergonomischen Stuhl sind bequeme Sitzgelegenheiten für Gäste ein absolutes Muss. Immerhin sollen Kunden und Geschäftspartner sich wohlfühlen.
• Kaffee und Co. sind bereitzuhalten. Ob eine Kaffeemaschine, ein Wasserspender oder ein Kühlschrank mit verschiedenen Getränken – ein paar Kleinigkeiten für das leibliche Wohl der Kunden gehören dazu und sind als Betriebskosten abzugsfähig. Auch eine Obstschale oder ein paar Kekse kommen gut an.
• Bereit sein für Workshops und Meetings. Mit Flipcharts, einer Leinwand mit Beamer oder einer klassischen Tafel schaffen Selbstständige die Grundlage für erfolgreiche Workshops, Meetings und Konferenzen. Auch ein Konferenztisch mit einigen Stühlen ist unerlässlich.
• Gemütlichkeit schaffen. Ein Sofa, auf dem Gäste Platz nehmen können, schafft die gewünschte Gemütlichkeit im Büro. Auch für die Mittagspause oder eine kurze Arbeitspause eignet sich dieses Möbelstück. Pflanzen und Bilder lassen das Büro zusätzlich wohnlich erscheinen und verleihen dem Raum eine persönliche Note.

Tipp: Ein schöner Arbeitsplatz fördert die Arbeitsleistung, zu viel Gemütlichkeit wirkt aber kontraproduktiv.

Büro anmieten und Professionalität signalisieren

Das externe Büro ist in der Anfangsphase mitunter recht kostspielig für einen Gründer. Neben der eigentlichen Kaltmiete kommen Mietnebenkosten, Kosten für Internet und Telefon sowie Kosten für Außenwerbung hinzu. Selbstverständlich sind alle Kosten steuerlich absetzbar, dennoch kann es sich für Jungunternehmer lohnen, Sparpotential zu nutzen. Gebrauchte Büromöbel sind eine sinnvolle Alternative zur Neuanschaffung und können steuerlich geltend gemacht werden. Unter deutsche-handwerks-zeitung.de gibt die Deutsche Handwerkszeitung hierzu Hintergrundinformationen.

In jedem Fall sollte das externe Büro auf Gäste einladend wirken und gleichzeitig eine konzentrierte Arbeitsatmosphäre zulassen. Bequemlichkeit und Arbeit liegen nah beieinander.

Ein Laptop und weitere portable Arbeitsmittel erleichtern den Arbeitsalltag ungemein. Sie sorgen dafür, dass Selbstständige flexibler sind und auch bei Kunden effizient arbeiten können.

3.        Mobile Arbeitsmittel

Neben einem Computer mit Internetanschluss im Büro, einem Drucker mit Fax und einer Telefonanlage ist es für Gründer mit vielen Hausbesuchen unerlässlich, die wichtigsten Arbeitsmittel mitnehmen zu können. Je nach Branche zählen ganz unterschiedliche Geräte und Unterlagen zu diesem Bereich. Ein Laptop mit den wichtigsten beruflich genutzten Programmen, ein Smartphone und der geschäftliche Kalender sind in den meisten Fällen essentiell. Beim geschäftlich genutzten Smartphone ist eine Rufumleitung der Geschäftsnummer oder die Einschaltung eines Sekretariatsservices sinnvoll, um auch außer Haus für Kunden erreichbar zu sein.

Ein weiterer Vorteil von mobilen Arbeitsmitteln ist die hohe Flexibilität. Selbstständige haben so die Möglichkeit, bis zu einem gewissen Grad von überall aus zu arbeiten. Dies gilt natürlich vor allem für klassische „Bürojobs“ oder jene Selbstständige, die vorrangig am Computer arbeiten. Die sogenannten digital nomads (digitalen Nomaden) haben zum Teil gar kein lokales Büro, sondern arbeiten von überall auf der Welt an ihren Projekten. Das Format „Re:“ von der ARD zeigt unter ard.de, wie ein Leben als digitaler Nomade aussehen kann.