Blended Work bringt mehr Flexibilität ins Arbeitsleben. Dabei können Mitarbeitende flexibel entscheiden, von wo aus und wann sie arbeiten. Blended Work ist allerdings kein fertiges Arbeitsmodell, das sich einfach kopieren lässt. Wie ist es möglich, den richtigen Mix für Blended Work für alle Beteiligten zu finden? Was ist Blended Work überhaupt?
Bei Blended Work geht es darum, unabhängig von einer festen Arbeitszeit und dezentral zu arbeiten. Dabei kommen die Vorteile der digitalen Kommunikation zum Tragen. Dabei gilt es die Arbeit vor Ort im Büro und außerhalb möglichst optimal zu kombinieren. Es geht nicht darum, sich für oder gegen eine Möglichkeit zu entscheiden. Es geht darum, die beiden Arbeitsformen effektiv zu „blenden“, das Beste aus beiden Arbeitswelten zu vereinen.
Das Arbeitsumfeld soll mit Blended Work reibungs- und nahtlos funktionieren für eine neue, nachhaltige und effiziente Form der Zusammenarbeit. Dabei spielen moderne Software und Cloud-Infrastrukturen eine wichtige Rolle. Am Anfang sind dabei Serviceleistungen sehr hilfreich, die es schon im Bereich Dienstleistungen oder Software gibt, wie Software-as-a-Service beispielsweise. Das Konzept Office-as-a-Service, beispielsweise von SKEPP, ist ein Gestaltungselement dieser neuen Arbeitskultur. In vielen großen Städten gibt es hierzu schon Modelle, die kleine Büros oder einzelne Arbeitsplätze vermieten. Freelancer machen schon regen Gebrauch davon. Unternehmen können beispielsweise ein Büro mieten in München. In diesen Büros ist die gesamte Infrastruktur bereits vorhanden: ergonomische Arbeitsplätze, High-Tech-Software und -Geräte, schnelle Internetverbindungen.
Im Homeoffice ist es wichtig, dass alle die gleichen technischen Voraussetzungen haben.
Blended Work bedeutet jedoch nicht nur dezentral zu arbeiten mit moderner Technologie. Es setzt auch auf selbst bestimmtes und eigenständiges Arbeiten. Das dürfte insbesondere den Digitale Natives und den digitalen Nomaden sehr entgegenkommen. Bei diesem Arbeitsmodell haben nicht nur die Mitarbeitenden ihre Vorteile. Auch die Unternehmen profitieren von motivierten, zufriedenen und leistungsbereiten Mitarbeitenden. Die Produktivität steigt. Dabei kann das flexible Arbeiten auch in Teams sehr effizient sein.
Auf Dauer im Homeoffice zu arbeiten, kann dazu führen, dass Mitarbeitende das Gefühl haben, sozial isoliert zu sein. Es gibt keinen kurzen Plausch auf dem Flur mehr und auch keine gemeinsame Mittagspause. Darunter kann der Teamzusammenhalt leiden. Das hängt sehr stark von den individuellen Voraussetzungen der Mitarbeitenden in struktureller und persönlicher Hinsicht ab. Nicht jeder findet diese Form der flexiblen Arbeit attraktiv. Es gibt einerseits verschiedene Arbeitsstile, die mehr oder weniger zu der Arbeit im Homeoffice passen. Andererseits sind die persönlichen Lebensumstände wichtig. Bei der Einführung von Blended Work ist es wichtig, dass die Vorgesetzten und Manager verstehen, dass sie die Einzelnen individuell betrachten müssen und warum. Jeder bringt seinen persönlichen Kontext in diesen Prozess mit ein.
Der Prozess durchläuft sechs Phasen: Verständnis, Definition, Konzeption, Entwicklung eines Prototyps, Test und Roll-out. In der ersten Phase geht es um den konkreten Arbeitskontext der Beteiligten und eine Analyse der Situation, schließlich gilt es Problemfelder zu definieren und in der Konzeptionsphase dafür eine Lösung zu erarbeiten, die dann nach einer Testphase adaptiert wird. Wichtig dabei ist, dass wirklich alle Beteiligten, vom Manager über die Mitarbeitenden bis hin zum Kunden alle mit einbezogen sind.
Als Erstes gilt es, alle Möglichkeiten wertfrei aufzulisten. Das schafft Gestaltungsmöglichkeiten. Dabei ist es wichtig, nicht in Schubladen zu denken. Homeoffice ist nicht das Pyjama-Paradies und die Arbeit im Büro ist auch nicht die hierarchische Arbeit im Stil der Altherrenriege.
Die Mitarbeitenden sind Teil dieses Prozesses. Die Einbeziehung kann im Rahmen einer Umfrage erfolgen oder mit einer Ideenbox. Denkbar ist auch ein Teamtag, eine Taskforce oder ein Workshop. Dabei ist sicherzustellen, dass wirklich alle mit einbezogen sind. Nur so ist gewährleistet, dass die beschlossenen Maßnahmen am Ende zu den Realitäten und Bedürfnissen der Mitarbeitenden passen und sich erfolgreich umsetzen lassen.
Ein weiterer wichtiger Punkt in dieser Phase ist die Technik. Welche technischen Voraussetzungen haben die Mitarbeitenden im Homeoffice? Büroausstattung ist steuerlich abzugsfähig, falls es notwendig ist hier nachzurüsten, beispielsweise die Hardware, eine VPN-Verbindung, WiFi oder die Büroausstattung. Im Homeoffice müssen optimale Arbeitsbedingungen vorhanden sein, damit produktives Arbeiten möglich ist.
Für viele Teams war es effizienter, wenn Remote-Meetings und Remote-Workshops moderiert wurden und es klare Zuständigkeiten gab. Die Veranstaltungen sind besser vorbereitet und auch besser dokumentiert. Wenn hier Änderungen in den Arbeitsprozessen notwendig sind, sollten sie auch für die Arbeit vor Ort im Büro beibehalten werden.
Im Büro findet sozialer Austausch statt. Deshalb spielt es bei der sozialen Komponente eine zentrale Rolle. Wer weiß und versteht, wo und wie dieser soziale Austausch entsteht, kann die soziale Komponente gestalten. Das kann in Form von Stand-up-Meetings erfolgen oder als wöchentliche Treffen, die entweder remote oder live stattfinden können. So bekommt Klatsch und Tratsch seinen offiziellen Platz. Geschieht dies nicht, entstehen bilaterale Gespräche, die am Ende das Arbeitsklima nachhaltig belasten.
Die Teams müssen sich Gedanken machen, wie viel Verbindlichkeit sie brauchen und wie viel individuelle Freiheit möglich ist. Wenn es keine verbindlichen Absprachen bezüglich Präsenz am Arbeitsplatz und Arbeitszeiten gibt, werden die Mitarbeitenden schnell unzufrieden.
In den beiden Phasen „Prototyp entwickeln“ und „Prototyp testen“ können ausgewählte Mitarbeiter zunächst im kleinen Kreis die beschlossenen Maßnahmen ausprobieren. Nach einem strukturierten Feedback und eventuellen Verbesserungen folgt schließlich das Roll-out für alle.
Die Kommunikation ist eine wichtige Komponente bei Blended Work. Dabei spielen alle Kanäle, insbesondere die digitalen Kommunikationskanäle, eine wichtige Rolle.
Bei Blended Work handelt es sich nicht um ein starres Konstrukt. Wer damit erfolgreich sein will, muss alle im Boot haben – die Arbeitnehmer- und die Arbeitgeberseite. Wenn alle Beteiligten das Konzept gleichermaßen gestalten und mittragen, vereint Blended Work das Beste aus Homeoffice und Präsenzarbeitsplatz. Blended Work kann die Arbeitswelt von morgen sein.
