Personalwirtschaft kann richtig kostspielig werden, wenn die smarten Tools zum Zeitsparen, Skalieren und Vereinfachen der Prozesse fehlen. Je mehr Mitarbeiter, desto mehr administrativer Aufwand fällt an. Dann lohnt sich eine HRIS-Software in jedem Fall. Doch auch schon bei geringer Mitarbeiteranzahl kann die optimale Softwarelösung zur Vereinfachung von Abläufen für das gesamte Team führen. Welche cleveren Möglichkeiten es gibt und wie die Vorzüge der HR-Software optimal genutzt werden, darum geht es hier.
Die Digitalisierung nimmt auch im Personalwesen immer größeren Raum ein. Sie spart Zeit und unterstützt bei administrativen Aufgaben. Es kommt allerdings darauf an, die HR-Software optimal in die eigenen Personalabläufe zu integrieren. Richtig genutzt, kann eine gute HR-Software beispielsweise:
Eine smarte HR-Software bietet auch jederzeit optimalen Überblick über die aktuellen Entgeltabrechnungen und Personalausgaben, was beispielsweise zur Beantragung von Fördermöglichkeiten entscheidend sein kann.
Zeit ist bekanntermaßen Geld und Mitarbeiter im Personalwesen, die Unterstützung durch eine gute HR-Software erhalten, können sich dem produktiven Geschäft zuwenden. Die Vorteile von HRIS Software bestehen auch darin, dass mehr Zeit für strategische Tasks bleibt. Da durch die Software Prozesse standardisiert und automatisiert ablaufen, können die Mitarbeiter an der strategischen Planung mit HR-Fokus arbeiten. Dadurch entsteht langfristig eine Kostenreduktion, denn die Aufgaben werden vereinfacht, Prozesse verschlankt und Mitarbeiter können effizienter arbeiten.
Eine smarte HR-Software unterstützt auch bei der Leistungsbeurteilung, und zwar aus neutraler Sicht. Häufig bemängeln Mitarbeiter bei der Beurteilung ihrer Leistung, dass die Vorgesetzten nach persönlichen Befindlichkeiten urteilen und der neutrale Blick auf die Leistungsbeurteilung fehlt. Durch die Integration einer HR-Software gehören solche Einwände der Vergangenheit an, denn zum Mitarbeitergespräch werden die Leistungsdaten ganz einfach mittels HR-Software abgerufen.
Somit lässt sich erkennen, ob die vereinbarten Mitarbeiterziele erreicht wurden oder wo Verbesserungspotenzial besteht. Für beide Seiten eine Win-win-Situation, denn Mitarbeiter fühlen sich gerechter behandelt und für den Vorgesetzten bleibt mehr Zeit – denn er muss sich nicht für seine Beurteilungen rechtfertigen, sondern verweist einfach auf das transparente System der HR-Software.
Schon bei der Unternehmensgründung sollten die Ausgaben für eine HR-Software im Businessplan berücksichtigt werden. Der Nutzen besteht nämlich nicht nur darin, Prozesse im Personalmanagement zu vereinfachen und transparenter zu gestalten, sondern die Software spart zusätzliche Ausgaben. Durch die Digitalisierung mittels der Softwarelösung fällt im Personalmanagement deutlich weniger Papierkram an. Das spart nicht nur Ausgaben für Druckerpatronen, Papier oder Schreibutensilien. Auch die Umwelt wird dadurch entlastet.
Zur optimalen Verwaltung der Mitarbeiter gehört es auch, Kranken- und Urlaubstage smart und übersichtlich zu führen und immer im Blick zu haben, wer gerade im Unternehmen tätig, wer krank und wer im Urlaub ist. Das Einpflegen von Krankenscheinen kann aufwendig sein und auch die Verwaltung der Zettel nimmt einige Zeit in Anspruch. Damit es leichter geht, bieten gute HR-Softwarelösungen nicht nur die Möglichkeit, die Zettel zu digitalisieren, sondern sie auch zu verwalten.
Digitalisierung in der HR-Abteilung verschlankt Prozesse & sorgt für mehr Durchblick bei allen.
Der Krankenstand muss immer ganz genau überwacht werden, um eine reibungslose Zahlung der Löhne und Gehälter zu gewährleisten. Außerdem ist Übersicht darüber notwendig, um frühzeitig bei Engpässen bei der Personalplanung gegensteuern zu können. Genau dafür sind die Tools unerlässlich, denn per Knopfdruck wird die aktuelle Mitarbeitersituation im Unternehmen angezeigt. Gleiches gilt für die Urlaubsplanung, denn durch die digitale Unterstützung zeigt sich schnell, wann es in einer Abteilung durch zeitgleiche Urlaubsplanung zu Engpässen kommen kann.
Statt sich langwierig mit Kollegen abstimmen zu müssen, kann jeder sehen, wie die aktuelle Urlaubsplanung aussieht und wann sich gegebenenfalls Urlaubstage nicht nehmen lassen.
Die digitalen HR-Lösungen sind auch für die Mitarbeiterkontrolle wertvolle Helfer. Nicht immer sind alle Mitarbeiter im Büro, sondern häufig arbeiten sie auch von unterwegs bzw. aus dem Home-Office. Unternehmen, die eine exakte Arbeitszeitkontrolle mit ihren Mitarbeitern vereinbart haben, können ohne die Anwesenheit im Büro oftmals gar nicht nachvollziehen, wo sich die Arbeitskräfte überhaupt befinden und ob sie ihre vertraglich zugesicherte Arbeitszeit leisten. Mithilfe der HR-Tools ist es auch möglich, digitale Stechuhren-Systeme zu integrieren. Mitarbeiter können sich beispielsweise online einloggen und ihren Arbeitsbeginn mit einem Zeitstempel versehen lassen. Das vereinfacht die Verwaltung der Arbeitszeiten erheblich, denn die Systeme erkennen beispielsweise, wann sich ein Mitarbeiter für den Arbeitstag an- und abgemeldet hat.
Eine exakte Übersicht zur Arbeitszeit, zu Fehlzeiten oder zu einem möglichen Arbeitszeitausgleich ist damit problemlos möglich. Solche Tools können auch der Selbstoptimierung der Mitarbeiter dienen. Wer beispielsweise als Arbeitnehmer ein bestimmtes Ziel für seine Arbeitsleistung hat oder sein Arbeitspensum besser organisieren möchte, kann sich ebenfalls smarte Tools zunutze machen. Auf diese Weise gelingt es beispielsweise, Arbeitsabläufe zu optimieren, zeitweise zu erkennen und den Arbeitstag deutlich strukturierter zu gestalten.
Die HR-Systeme haben noch weitere Vorteile, denn auch die Mitarbeiter der Personalabteilung können die Kollegen schneller erreichen. Gilt es beispielsweise, den Krankenscheinen anzufordern oder sind bei der Urlaubsplanung Fragen offen, können interne Nachrichten digital versendet werden. Das spart nicht nur das Telefonat, sondern die Arbeitszeit aller. Durch die wachsende Digitalisierung ist es auch möglich, Abrechnungen für Reisekosten, Spesenausgaben oder andere monetäre Belange schneller zu gestalten und zu prüfen. Der bisherige Werdegang auf Basis von Papierbelegen dauert viel länger, denn Mitarbeiter müssen beispielsweise Tankbelege aufbewahren, womöglich noch aufkleben, am Ende des Monats beim Vorgesetzten oder der Personalabteilung einreichen. Häufig erhalten sie sogar erst Wochen später ihr Geld, da die interne Prüfung dauert. Durch die digitalen Lösungen ist es deutlich einfacher möglich, denn durch den Upload des Beleges haben beispielsweise alle benötigten Mitarbeiter Zugriff darauf und können den Bearbeitungsprozess beschleunigen. Zusätzlich bietet die Digitalisierung die Möglichkeit, platzsparende und vor allem besser organisierte Belegverwaltung in der Praxis umzusetzen.
