Das Wort Abgrenzung wird im allgemeinen Sprachgebrauch zu mehrerlei Zwecken verwendet. Im Teilbereich von Buchführung, Kostenrecht und BWL, der Betriebswirtschaftslehre, ist Abgrenzung eine Kurzfassung für die damit gemeinte Rechnungsabgrenzung. Wie das Wort sagt, werden Einnahmen und Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten zeitlich sowie sumerisch abgegrenzt. Sie werden dem jeweiligen Zeitraum und somit dem betreffenden Sachverhalt zugeordnet. Ansonsten bedeutet Abgrenzung auch ein Begrenzen, ein Diskriminieren oder das Trennen eines Teiles vom Ganzen.
Der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens der freien Wirtschaft wird immer periodenbezogen ermittelt. Als Wirtschaftsperiode gilt das zwölfmonatige Wirtschaftsjahr, das in den meisten Fällen mit dem Kalenderjahr identisch ist. Sowohl in der Einnahme als auch in der Ausgabe gibt es im Laufe des Geschäfts- beziehungsweise Wirtschaftsjahres Vorgänge, die von ihrem Grund und ihrer Fälligkeit her in mehrere Wirtschaftsjahre, also Abrechnungsperioden, fallen. Um sie dem wirtschaftlichen Erfolg des betreffenden Geschäftsjahres zuordnen zu können, müssen diese Vorgänge abgegrenzt, also aufgeteilt und verteilt werden. Aufwand sowie Ertrag werden der jeweiligen Rechnungsperiode zugeordnet.
Unterschieden wird in die aktive sowie in die passive Rechnungsabgrenzung. Die aktive Rechnungsabgrenzung, abgekürzt ARA, ist eine Leistungsforderung, die dann entsteht, wenn ein zukünftiger Aufwand schon im laufenden Geschäftsjahr eine Ausgabe ist. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn für das geleaste Fahrzeug bereits im Monat Dezember die erst im Monat Januar fällige Leasingrate bezahlt wird. Bei der passiven Rechnungsabgrenzung, kurz PRA, ist die Situation umgekehrt. Typische Beispiele dafür sind Vorauszahlungen, die im laufenden Jahr auf dem Geschäftskonto gutgeschrieben werden, jedoch für das kommende Geschäftsjahr bestimmt sind. Das ist bei allen Jahresabonnements der Fall, die vom Kalenderjahr abweichen, ebenso bei den sogenannten unterjährigen Versicherungen. Das Abo von Oktober des laufenden bis September des kommenden Jahres wird anteilig für die Monate Januar bis September von der gezahlten Summe abgegrenzt; es wird rechnerisch im wahrsten Sinne des Wortes abgetrennt.
Betrieblicher Aufwand sowie der Ertrag werden von den neutralen Aufwendungen und Erträgen abgegrenzt, sozusagen abgesondert. Hier wird in Kosten unterschieden, die gleichzeitig ein Aufwand sind und in diejenigen, die keinen Aufwand bedeuten respektive verursachen. Die neutralen Aufwendungen werden gegenüber der Kostenrechnung, die Zusatzkosten gegenüber der Finanzbuchhaltung abgegrenzt. Eine Grundlage für die sachliche Abgrenzung ist der wertmäßige Kostenbegriff. Die wertmäßige Abgrenzung ist immer dann notwendig, wenn Wertansätze für verbrauchte Materialien im Rahmen von Materialbestandsentnahmen differieren. In der Alltagspraxis des Unternehmens ist das der Fall, wenn der Materialeinkauf zum Tageswert berechnet wird und von dem Verrechnungspreis beim anschließenden Materialverbrauch abweicht. Gebucht und erfasst wird diese wertmäßige Abgrenzung auf dem Preisdifferenzkonto des Kontenplanes. Je nach Größe des Unternehmens wird für alle infrage kommenden Abgrenzungen ein Abgrenzungssammelkonto geführt. Dorthin wird auch der Saldo aus den wertmäßigen Abgrenzungen übertragen und anschließend weiter verarbeitet.
Von der Definition her ist zweifelsfrei klar, was Abgrenzung im Kosten- und Rechnungswesen bedeutet. Bei der Umsetzung im Alltag ist jede Buchung für sich ein eigener, separater Vorgang. Die Trennung in ARA und PRA ist einfach. Danach beginnt die rechnerische Arbeit des Auf- und Verteilens der anteiligen Beträge; es ist die periodengerechte Abgrenzung. Ob sachlich, rechnerisch, zeitlich oder wertmäßig; abgegrenzt wird zeitgleich sowohl in der Buchhaltung als auch in der Kostenrechnung. In beiden Fällen geht es darum, ein möglichst genaues Ergebnis mit Umsatz und Gewinn für das laufende beziehungsweise abgeschlossene Geschäfts- und Wirtschaftsjahr zu ermitteln.
